Release 4.10 – Optimierung der Mitarbeiterplanung und Arbeitszeitverwaltung

Verbesserungen im Dienstplan

In dem Dienstplan wurden viele kleine Verbesserungen durchgeführt, die das Arbeiten in dem Dienstplan erleichtert und übersichtlicher macht. Die erste große Änderung ist, dass in dem Dienstplan jetzt nur die aktiven Arbeitszeiten erfasst werden. Somit hat jede Schicht in dem Dienstplan ein Start- und Endzeit sowie die Pause. Die Arbeitszeit wird automatisch aus den Eingaben berechnet. Zu dem können Sie jetzt immer schnell sehen, welche Zeiten zu einer Schicht hinterlegt sind, wenn Sie einfach mit der Maus über der Schicht drüber fahren.

Für alle Einrichtungen, die den Dienstplan nicht im klassischen Sinne führen, haben wir die Funktion für Eingabe der geleisteten Stunden im Monat eingeführt. Dadurch wird auch diesen Einrichtungen die Möglichkeit gegeben, ein Arbeitszeitkonto für die Mitarbeiter zu führen.

Statusverwaltung

Eine weitere Neuerung im Dienstplan ist die Statusverwaltung. Mit der Statusverwaltung können Sie den Dienstplan sowohl den Soll als auch Ist pro Mitarbeiter freigeben. Damit stellen Sie sicher, dass der Dienstplan nicht mehr geändert werden kann. Sollten Änderungen im Dienstplan dennoch anfallen, können Sie jederzeit nachvollziehen wer und wann die Änderungen vorgenommen hat. Der Dienstplan kann folgende Status haben:

• In Bearbeitung: wenn ein Dienstplan erstellt wird
• Freigegeben: nach Freigabe des Dienstplanes

Abwesenheiten/Urlaubsplanung

Einführung des Moduls Abwesenheiten: Urlaub, Krankmeldungen sowie sonstige Fehlzeiten können ab sofort hier verwaltet werden. Sie können in diesem Modul alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter hier eintragen. Dieses ermöglicht Ihnen eine Übersicht aller Abwesenheiten an einem Ort zu schaffen. Die Urlaubsplanung können Sie einfacher gestalten, da Sie den genauen Überblick über den Urlaubsanspruch sowie eventuellen Urlaubsüberschneidungen frühzeitig erkennen. Die Abwesenheiten sind nach Eingabe automatisch im Dienstplan ersichtlich. Somit entfallen die Anpassungen des Dienstplanes.

Alle Abwesenheiten werden mit einer Start- und einer Endzeit sowie der entsprechenden Form von Abwesenheit eingegeben. Die Abwesenheiten kann vom Mitarbeiter beantragt und diese dann gegebenenfalls genehmigt oder abgelehnt erhalten.
Somit wird eine konkrete und nachvollziehbare Planbarkeit von Schichten und Abwesenheiten gegeben. Abwesenheiten sollten in der Regel freigegeben / genehmigt werden. Die freigegebenen Abwesenheiten sind im Dienstplan an den jeweiligen Abwesenheitstagen gestrichelt hinterlegt, so dass diese sichtbar und mit anderen Schichten (an diesen Tagen) nicht planbar sind. Ein Ausnahmefall ist hier, wenn eine Abwesenheit nur einen halben Tag lang ist.

Die Abwesenheiten können im Dienstplan nicht bearbeitet werden. Alle genehmigten Abwesenheiten erscheinen nach Eingabe ins Programm auch im Ist- Dienstplan. Die Summe der eingetragenen Abwesenheiten wird automatisch in Kalendertagen berechnet.
Zusätzlich gibt es die Auswahlmöglichkeit, eine Abwesenheit als bezahlte Abwesenheit oder unbezahlte Abwesenheit zu deklarieren. Hierfür gibt es Auswahlkästchen, in welches ein Häkchen gesetzt werden sollte.
Wird eine Abwesenheit abgelehnt, so wird diese nicht im Dienstplan und Arbeitszeitkonto weiter berücksichtigt.

Arbeitszeitkonto

Das Arbeitszeitkonto wurde komplett überarbeitet und optimiert. Ab sofort können Sie das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters pro Monat für das gesamte Jahr anzeigen. Hier sind alle Informationen zu den Arbeitszeiten und den Abwesenheiten auf den Tag genau aufgeführt.

Zusätzlich können ab sofort Korrekturen vorgenommen werden. Sollte die Summe der Stunden beziehungsweise die Werte des Arbeitszeitkontos einmal nicht stimmen, können Sie diese Werte je nach Fall, nach oben oder unten korrigieren. Die Korrekturen können für die Arbeitszeiten sowie die Urlaubstage angelegt werden. Das Arbeitszeitkonto ermittelt seine Stunden aus dem Ist- Dienstplan sowie aus den Abwesenheiten und den Korrekturen.

Im Zeitkonto werden alle Ist- Zeiten sowie Abwesenheiten übernommen. Der Übertrag von Resturlaub aus dem Vorjahr sowie Über- und Unterstunden kann stattfinden. Die Über- und Unterstunden werden pro Monat anhand des Arbeitsverhältnisses des Mitarbeiters ermittelt.

Ermittlung von Zuschlägen

Falls Sie in Ihrer Einrichtung Zuschläge für zum Beispiel Nacht- oder Sonntagsarbeit an Ihre Mitarbeiter auszahlen, haben Sie jetzt die Möglichkeit diese in meinpflegedienst.com auszuwerten. Die Auswertung kann für die Gehaltsabrechnung verwendet werden.

Die Zuschläge können Sie selbst an Ihre Bedürfnisse im neuen Modul Zuschläge eingeben. Sie haben die Möglichkeit zu definieren, welche Zuschläge an welchen Tagen, ab welcher Uhrzeit und zu welchem Prozentsatz berechnet werden sollen.

Schichten

Die Pflege der Schichten ist vereinfacht, denn in den Schichten sollen Sie jetzt nur die Start- und Endzeit einer Schicht sowie die Dauer der Pause angeben. Die Arbeitszeit wird automatisch berechnet. Zudem ist die Übersicht der Schichten überarbeitet, indem Sie die Anzeige nach aktiven und inaktiven Schichten filtern können. Dadurch können Sie einfacher die Schichten durchsuchen und lesen.

Für die Sicherheit beziehungsweise bessere Verfolgung der Änderungen können Sie jederzeit sehen, wer und wann die Schicht angelegt beziehungsweise geändert hat.

Schichtfolgen

Wenn Sie im Dienstplan wiederkehrende Schichtfolgen einsetzen, können Sie über die neue Funkion Schichtfolgen diese hinterlegen und bei der Planung im Dienstplan schnell einfügen können. Zeitersparnis sowie effizienteres Planen und Führen des Dienstplanes sind hier gegeben.
Eine Schichtfolge stellt die wiederholende Belegung von Arbeitstagen im Dienstplan. Sie können die Zeiten der Schichten der Schichtfolge frei gestalten.