Release 4.55 - Eigene Tourenplanung direkt beim Klienten

Tour selbst planen in der App

In der App haben Mitarbeitende die Möglichkeit, ihre Einsätze eigenständig zu planen. Dies bietet vor allem dann Vorteile, wenn Termine direkt beim Klienten abgestimmt werden – etwa bei Leistungen nach § 45b SGB XI. Nach einem durchgeführten Einsatz kann der nächste Besuch sofort gemeinsam vereinbart und direkt in der App eingetragen werden.

Einstellungen

Ansichten im Tourenplan

In der App gibt es zu der Tagessicht jetzt auch die Monatssicht, in der ein Mitarbeiter schnelle erkennen kann, an welchen Tagen die Einsätze stattfinden.

Tagessicht
Die Tagessicht zeigt alle geplanten Einsätze eines Tages übersichtlich an.

• Liegen Daten aus dem Mobilen Cockpit vor, werden diese bevorzugt angezeigt.
• Sind dort keine Einträge vorhanden, erscheinen die Termine aus dem regulären Tourenplan.

Monatsansicht
Zusätzlich steht eine Monatsansicht zur Verfügung.

• Im oberen Bereich befindet sich der Kalender.
• Tage mit Einsätzen sind entsprechend markiert, sodass die Planung schnell erkennbar ist.
• Wenn ein Tag markiert wird dann werden die Einsätze des Tages genau aufgelistet.

Einsatz planen

Ein neuer Einsatz wird über das Plus-Symbol unten links angelegt. Planungen sind ausschließlich für zukünftige Tage möglich – frühestens ab dem folgenden Tag. Änderungen an einem bestehenden Tourenplan sowie das Hinzufügen neuer Einsätze sind nur dann möglich, wenn der Tourenplan vom jeweiligen Benutzer selbst erstellt wurde und innerhalb des Tourenplans lediglich eine einzige Schicht hinterlegt ist.

Ablauf der Einsatzplanung:

1. Klient auswählen, für den der Einsatz geplant wird.
2. Besuch auswählen
   • Bereits geplante Besuche sind hervorgehoben.
   • Zeiten werden automatisch übernommen.
3. Besuchszeiten anpassen, Beginn, Ende und Dauer (optional).
4. Bemerkung eingeben (optional).
5. Leistungen übernehmen
   • Vorhandene Leistungen aus dem Besuch werden automatisch geladen.
   • Leistungen können ergänzt oder angepasst werden.
6. Dauer prüfen
   • Die Gesamtdauer der Leistungen wird laufend angezeigt.
   • Die Besuchsdauer kann manuell angepasst werden.
   • Abweichungen werden rot hervorgehoben.
7. Budget prüfen
   • Über „Budget berechnen“ wird die Prüfung manuell ausgelöst.
   • Die Budgetübersicht zeigt den monatlichen Stand in Prozent, ohne Vergütungswerte offenzulegen.

Planungsregeln

• Planung ist nur an Tagen möglich, an denen keine andere Planung vorliegt oder die vorhandene Planung vom gleichen Mitarbeitenden stammt.
• Einsätze können nur in der Zukunft geplant werden.
• Für die Planung ist eine aktive Internetverbindung erforderlich.

Voraussetzungen

Für die Nutzung der Funktionen der App ist die Premium Version von meinpflegedienst.com erforderlich.

Einstellungen
In den Firmendaten muss das Feld „Einsatz selbst planen“ aktiviert werden. Es kann festgelegt werden, ob die Planung im Soll-Tourenplan oder im Ist-Tourenplan erfolgen soll.

Wird im Soll-Tourenplan geplant, müssen die Tourenpläne rechtzeitig für die mobile Datenerfassung freigegeben werden.

Schicht beim Mitarbeiter
Jeder Mitarbeitende, der seine Einsätze selbst planen soll, benötigt eine Standard-Schicht in den Stammdaten. Diese Schicht wird beim Planen automatisch in den Tourenplan übernommen.

Berechtigungen zu dem Benutzer
Für die Nutzung der Funktion müssen dem Mitarbeitenden bzw. Benutzer die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Dazu gehört die Berechtigung zur Planung des Tourenplans sowie der Zugriff auf den Tourenplan selbst. Optional kann zusätzlich festgelegt werden, dass der Mitarbeitende auch Touren für andere Mitarbeitende planen darf.

Dateien jetzt direkt in Teams verwalten

Für größere Einrichtungen, die ihre Mitarbeitenden und Klienten in Teams organisieren, fällt häufig teambezogene Dokumentation an – etwa interne Unterlagen, Checklisten oder spezifische Arbeitsanweisungen. Mit diesem Release steht Ihnen nun eine gezielte Dateiablage direkt auf Teamebene zur Verfügung.

Sie können ab sofort:

• Dateien zu jedem Team hochladen,
• diese in eigenen Verzeichnissen strukturieren und
• teambezogene Unterlagen sauber voneinander getrennt verwalten.

Damit erhalten Teams einen klaren, übersichtlichen Ablageort für alle relevanten Dokumente – direkt dort, wo sie organisatorisch hingehören.

Erweiterte Terminverwaltung bei Fahrzeugen

Für jedes Fahrzeug können Sie bereits Termine wie anstehende Inspektionen oder Wartungen hinterlegen. Diese Termine erscheinen automatisch auf der Startseite, damit Sie rechtzeitig an bevorstehende Maßnahmen erinnert werden.

Mit diesem Release wurde die Terminverwaltung weiter ausgebaut:

Termin als erledigt markieren
Nach Durchführung eines Termins können Sie diesen nun direkt als erledigt kennzeichnen. Öffnen Sie dazu den entsprechenden Termin und setzen Sie den Status auf „erledigt“. Der Termin verschwindet anschließend automatisch von der Startseite und bleibt als dokumentierter Vorgang im System hinterlegt.

Bei den Fahrzeugen können Sie die Termine hinterlegen, wie wann die nächste Inspektion ist. Diesen TErmine werden dann automatisch auf der Startseite angezeigt, damit Sie rechtzeitig wahrnehmen. Nachdem ein TErmin erfolgt ist, können Sie jetzt den Termin auch als erledigt markieren. Dazu gehen Sie zu dem Termin uns setzen den Status auf erledigt. Damit haben Sie den Termin als erledigt gekennzeichnet und diese erscheint nicht mehr auf der Startseite.

Erweiterte Termininformationen
Zusätzlich werden zu jedem Termin nun folgende Angaben gespeichert und angezeigt:

• Ersteller
• Erstellungsdatum
• Änderer
• >Änderungsdatum

Damit ist jederzeit transparent nachvollziehbar, wer einen Termin angelegt oder angepasst hat und zu welchem Zeitpunkt dies erfolgt ist.

Leistungsnachweis jetzt auch ohne Handzeichen ausdruckbar

In bestimmten Bereichen – beispielsweise in der Tagespflege – wird das Handzeichen der Mitarbeitenden auf dem Leistungsnachweis nicht benötigt. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, steht nun eine zusätzliche Variante des Leistungsnachweises zur Verfügung, die ohne Handzeichen erzeugt wird.

Die Einstellung können Sie direkt in den Firmendaten im Bereich Leistungsplanung vornehmen. Dort legen Sie fest, ob das Handzeichen auf dem Ausdruck erscheinen soll oder nicht.

Stammdaten - Ärzte- und Kostenträgerlisten mit Aktiv-/Inaktiv-Status

Die Stammdatenbereiche Ärzte und Kostenträger wurden um eine wichtige Verwaltungsfunktion erweitert. Ab sofort können Einträge nicht nur gelöscht, sondern auch als aktiv oder inaktiv gesetzt werden. Dadurch lassen sich nicht mehr benötigte Einträge komfortabel archivieren, ohne dass Daten verloren gehen.

Zusätzlich stehen neue Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Sie können die Listen nun so anzeigen lassen, dass ausschließlich aktive oder inaktive Einträge sichtbar sind.

Korrekte anteilige Berechnung der Soll-Arbeitszeiten

Bei den Arbeitszeitverhältnissen können Arbeitszeiten täglich, wöchentlich oder monatlich hinterlegt werden. Trat ein Mitarbeiter jedoch erst im Laufe eines Monats ein, wurden bei der Angabe „monatlich“ die Soll-Arbeitszeiten bislang nicht anteilig für den ersten Monat berechnet.

Mit diesem Release wurde die Berechnung korrigiert. Ab dem Jahr 2025 werden monatliche Arbeitszeiten nun automatisch und korrekt anteilig ermittelt, wenn der Arbeitsbeginn innerhalb des Monats liegt.

Die angepassten Soll-Arbeitszeiten werden wie gewohnt im Dienstplan sowie im Arbeitszeitkonto angezeigt und sorgen somit für eine präzise und nachvollziehbare Planung.

Logo-Ausgabe jetzt auch für Arbeitsverträge steuerbar

Der Ausdruck von Verträgen kann grundsätzlich mit oder ohne Logo erfolgen. Bisher war diese Einstellung ausschließlich für Pflegeverträge verfügbar. Mit diesem Release lässt sich die Logo-Ausgabe nun ebenfalls für Arbeitsverträge individuell steuern.

Sie entscheiden damit flexibel, ob das Logo im Ausdrucken der Arbeitsverträge erscheinen soll oder nicht – passend zu Ihren internen Vorgaben und dem gewünschten Erscheinungsbild der Dokumente.

Digitalen Leistungsnachweise gezielt nach Leistungsart erstellen

Bei der Erstellung der Leistungsnachweise aus den Mobilen Daten können Sie nun deutlich präziser steuern, welche Nachweise erzeugt werden sollen. Bislang wurden für einen Klienten stets alle vorhandenen Leistungsarten berücksichtigt – auch in Fällen, in denen nur einzelne Leistungsarten benötigt wurden.

Mit dem neuen Filter für Leistungsarten steht Ihnen jetzt eine gezielte Auswahl zur Verfügung. Sie können bestimmen, für welche Leistungsart der Leistungsnachweis erstellt werden soll. Dadurch lassen sich die Dokumente schneller und passgenau erzeugen, ohne unnötige Nachweise zu generieren.

Verbesserte Transparenz bei der Freigabe des Tourenplans

Um die Freigabe des Tourenplans für das Mobile Cockpit nachvollziehbarer zu gestalten, wurde der Prozess erweitert. Bislang war der Status der Verarbeitung nur vereinfacht einsehbar, sodass nicht immer eindeutig erkennbar war, welche Touren erfolgreich übertragen wurden und welche nicht.

Neues Freigabe-Protokoll
Ab sofort erhalten Sie bei der Freigabe ein detailliertes Protokoll. Für jeden Mitarbeiter und jeden Tag wird exakt beschrieben,

• welche Touren erfolgreich freigegeben wurden und
• bei welchen Touren eine Freigabe nicht möglich war.

So sehen Sie auf einen Blick, wo Anpassungen nötig sind. Touren, die nicht freigegeben wurden, können direkt im Mobilen Cockpit angepasst werden.

Zur besseren Orientierung wird nun auch die Patientennummer angezeigt. Fahren Sie im Tourenplan mit der Maus über einen Einsatz, erscheint neben dem Patientennamen automatisch die zugehörige Patientennummer.

Arbeitszeitkonto – Abwesenheiten jetzt auch in Stunden auswertbar

Mit diesem Release steht Ihnen eine erweiterte Auswertung im Arbeitszeitkonto zur Verfügung. Viele Einrichtungen benötigen Urlaubs- und Krankheitstage nicht nur in Tagen, sondern präzise in Stunden. Bisher war dies ausschließlich tagesbezogen möglich – nun können Sie beide Werte flexibel in Stunden auswerten.

So aktivieren Sie die neuen Spalten:
Öffnen Sie die Auswertung im Arbeitszeitkonto und blenden Sie die Spalten „Urlaub in Std.“ sowie „Krankheit in Std.“ ein. Anschließend werden die Stundenwerte direkt in der Übersicht angezeigt.

Leistungsnachweis für Tagespflege in Bayern nun auch für §41 SGB XI verfügbar

Für Einrichtungen der Tagespflege in Bayern steht ein eigener Leistungsnachweis zur Verfügung. Bisher konnte dieser in meinpflegedienst.com ausschließlich für die Leistungsart §36 SGB XI erzeugt werden.

Da die Tagespflege rechtlich der Leistungsart §41 SGB XI zugeordnet ist, wurde das System erweitert: Der entsprechende Leistungsnachweis kann jetzt auch für §41 SGB XI erstellt werden.

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