Design
Rechnungen
Wie erstellen wir Rechnungen im System?
Jeden Monat nach der Leistungserbringung werden die Rechnungen erstellt. Der gesamte Prozess von der Erstellung der Rechnungen bis zum Zahlungseingang wird von meinpflegedienst.com vollständig unterstützt. Dazu gehören:
- Erstellen von Rechnungen aus Leistungsplanung, Mobilen Daten, Digitalem Leistungsnachweis oder Tourenplan
- Drucken, Versenden per DTA, DATEV-Übergabe, Factoring und Lastschrift
- Status-Tracking, Stornierung und Freigabe-Workflow
- Nummernkreise für Rechnungs- und Stornorechnungsnummern
Korrekt erstellte Rechnungen sind wichtig für:
- Die fristgerechte Abrechnung Ihrer erbrachten Leistungen
- Den elektronischen Datenaustausch (DTA) mit Kranken- und Pflegekassen
- Die Übergabe an Ihr Buchhaltungssystem über die DATEV-Schnittstelle
- Eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Abrechnungsvorgänge
📍 Navigation
So finden Sie das Modul:
Hauptmenü → Rechnung
⚠️ Voraussetzungen
Für die Erstellung der Rechnungen müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Folgende Eingaben sollten vorher erfasst sein:
- Klienten – Stammdaten der Klienten
- Kostenträger – Die Kostenträger sind mit allen nötigen Informationen gepflegt und sind zu dem Klienten zugewiesen
- Leistungen – Alle Leistungen sind mit Preisen und falls vorhanden der Positionsnummer gepflegt
📋 Prozess
Die Rechnungen werden jeden Monat nach der Leistungserbringung erstellt.
➕ Rechnung erstellen
Bei der Rechnungserstellung wird immer zuerst der Besuch hinzugefügt. Zu jedem Besuch werden dann die erbrachten Leistungen hinzugefügt. Bei der Erbringung der Leistung sollen außerdem die Besuchszeiten sowie der Mitarbeiter angegeben werden, der die Leistungen erbracht hat.
Auswahl der Mitarbeiter – Handzeichen
In der Rubrik 'Handzeichen' können die Mitarbeiter angegeben werden, die die Leistungen erbracht haben. Sie können für jeden Einsatz einzelne Mitarbeiter auswählen. Dazu steht Ihnen eine Liste aller Mitarbeiter zur Verfügung, aus der Sie den passenden Mitarbeiter auswählen können. Falls für den betreffenden Klienten bevorzugte Mitarbeiter hinterlegt sind, werden diese Mitarbeiter am Anfang der Liste hervorgehoben angezeigt, sodass sie schneller ausgewählt werden können.
Falls die Daten für die Abrechnung aus den mobilen Daten oder digitalen Leistungsnachweis übernommen sind, dann wird die Zeile Handzeichen automatisch mit den Werten vorbelegt.
📊 Status
Eine Rechnung kann verschiedene Status annehmen. Dadurch erhalten Sie eine bessere Übersicht über den Fortschritt der Rechnungsabwicklung. Sie sind jederzeit darüber informiert, welche letzte Aktion bei den Rechnungen durchgeführt wurde.
Die folgenden Status sind möglich:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| in Bearbeitung | Rechnung ist erstellt und kann noch überarbeitet werden |
| gedruckt | Die Rechnung ist gedruckt |
| zu Senden vermerkt | Die Rechnung ist für den DTA-Versand als Sammelrechnung vorbereitet |
| gesendet | Die Rechnung ist per DTA an Krankenkasse/Pflegekasse/Abrechnungszentrale gesendet |
| Lastschrift erzeugt | Eine Lastschriftsdatei für die Bank ist erstellt |
| an DATEV übergeben | Die Rechnung ist an das Buchhaltungssystem per DATEV übergeben |
| an Factoring übergeben | Die Rechnung per Schnittstelle an das Factoring übergeben |
| gebucht | Die Rechnung ist mit vollem Betrag gebucht |
| teilgebucht | Die Rechnung ist mit einem niedrigeren Betrag gebucht |
| E-Rechnung gesendet | Die E-Rechnung wurde per E-Mail an den Kostenträger gesendet |
| storniert | Die Rechnung ist storniert |
Zu jeder Rechnung können Sie dann verfolgen, wie bei der Rechnung der Statusverlauf war.
⚡ Aktionen
Die Aktionen bei den Rechnungen sind überarbeitet. Die Anordnung der Aktionen entspricht dem Ablauf einer Rechnungserstellung.
Rechnungen erstellen aus
Sie können jetzt Rechnungen aus Leistungsplanung, Mobilen Daten, Digitalem Leistungsnachweis und/oder Tourenplan erstellen. Es erscheint ein Popup mit den Klienten, für die Sie eine Rechnung erstellen können.
Bei der Erstellung aus dem Leistungsnachweis werden für jeden Klienten alle relevanten Leistungsnachweise nach Leistungsart angezeigt. Über einen Filter können Sie festlegen, ob nur freigegebene oder nur unterschriebene Leistungsnachweise in die Rechnung einbezogen werden sollen. Leistungsnachweise im Status abgewiesen werden grundsätzlich ausgeschlossen.
Es ist möglich, für denselben Klienten mehrere Rechnungen zu erstellen, wenn unterschiedliche Rechtsgrundlagen betroffen sind (z. B. eine Rechnung nach §45b SGB XI und eine weitere nach §37.2 SGB V).
TIP
Erstellen Sie alle Rechnungen eines Klienten möglichst gemeinsam. Die Hausbesuchspauschalen werden dann automatisch vollständig berücksichtigt. Bei getrennter Erstellung nach SGB XI und SGB V kann die halbe Hausbesuchspauschale nicht automatisch ermittelt werden.
Wenn Klienten einer Wohngruppe zugeordnet sind, kann die Wohngruppe auf der Rechnung angezeigt werden. Diese Option aktivieren Sie in den Firmendaten.
Sie wählen die Klienten aus und klicken dann auf Übernehmen, dann werden die Rechnungen für die Klienten erstellt.
Die Rechnungen sollen dennoch überprüft werden.
Nach der Erstellung erhalten Sie ein Verarbeitungsprotokoll, in dem die Fehler bei den noch nicht erstellten Rechnungen aufgeführt sind.
Rechnungen drucken
Nachdem Sie die Rechnungen erstellt haben, können Sie sie problemlos drucken. Beim Drucken der Rechnungen wird gleichzeitig der Status der Rechnungen auf 'Gedruckt' gesetzt. Alle noch nicht gedruckten Rechnungen werden in der Liste angezeigt. Mit der Checkbox 'Wiederholen' haben Sie die Möglichkeit, bereits gedruckte Rechnungen erneut zu drucken.
Beim Drucken können Sie angeben, ob der Leistungsnachweis zusammen mit der Rechnung ausgedruckt werden soll.
Rechnungen zum Senden vermerken
Es werden Rechnungen aufgelistet, die Sie per DTA senden können. Bereits gesendet oder zum Senden vermerkte Rechnungen sind nicht aufgelistet.
Nach dem Übernehmen wird ein Verarbeitungsprotokoll ausgegeben, aus dem Sie dann direkt erkennen können, warum manche Rechnungen noch nicht gesendet werden können (wie zum Beispiel bei SGB V, wenn die Verordnung noch nicht genehmigt ist).
Senden der Sammelrechnungen
Mithilfe dieser Aktion können Sie bereits zur Sendung vermerkte Rechnungen per DTA (Datenträgeraustausch) versenden. Abhängig von den Einstellungen in Ihrem System werden die Rechnungen entweder an die Kranken- bzw. Pflegekasse oder an die Abrechnungszentrale gesendet.
DATEV Schnittstelle
Wenn Sie die Rechnungen an Ihr Buchhaltungssystem (bzw. an Ihren Steuerberater) übermitteln möchten, können Sie dies über die DATEV-Schnittstelle tun. Es werden alle Rechnungen nach dem Rechnungsdatum aufgelistet. Sie wählen die gewünschten Rechnungen aus, woraufhin basierend auf Ihren Systemeinstellungen ein Buchungsstapel erstellt wird. Die Rechnungen erhalten den Status 'An DATEV übergeben'.
Factoring
Für das Factoring mit BFS oder Optadata werden die Rechnungen in einem Popup-Fenster angezeigt. Hierbei werden noch nicht übergebene Rechnungen dargestellt. Abhängig von der ausgewählten Factoring-Option wird eine Datei generiert, die Sie im Portal des Factoring-Unternehmens hochladen können.
Lastschrift erzeugen
Für Kostenträger, bei denen eine Lastschriftvereinbarung hinterlegt ist, haben Sie die Möglichkeit, eine Datei zu erstellen, die Sie anschließend bei Ihrer Bank hochladen können. Die Beträge werden dann automatisch eingezogen, wodurch Sie sich die manuelle Eingabe der Lastschriften ersparen. Es werden nur Rechnungen angezeigt, die eine Lastschriftvereinbarung haben und bei denen die Einziehung noch aussteht.
E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, im geschäftlichen Verkehr elektronische Rechnungen zu verwenden. meinpflegedienst.com unterstützt die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dieses Format kombiniert ein lesbares PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten.
IMPORTANT
Die E-Rechnung betrifft den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Für Privatkunden besteht keine Verpflichtung. Die Abrechnung per DTA mit Kranken- und Pflegekassen bleibt unverändert.
E-Rechnung erstellen:
- Öffnen Sie die gewünschte Rechnung.
- Klicken Sie auf Drucken.
- Wählen Sie die Option E-Rechnung.
- Klicken Sie auf Drucken. Die E-Rechnung wird generiert und auf Ihrem Rechner gespeichert.
E-Rechnung senden:
- Öffnen Sie die gewünschte Rechnung.
- Klicken Sie auf das Senden-Symbol.
- Verfassen Sie den E-Mail-Text und wählen Sie die E-Rechnung als Anhang.
- Klicken Sie auf Senden.
Gesendete E-Rechnungen erhalten den Status E-Rechnung gesendet. Im E-Mail-Verlauf werden alle versendeten Nachrichten inklusive Anhängen gespeichert.
Mehrere E-Rechnungen gleichzeitig versenden:
Über Aktionen → Senden der E-Rechnungen können Sie mehrere E-Rechnungen auf einmal versenden. Wählen Sie die gewünschten Rechnungen aus und bestätigen Sie den Versand. Rechnungen können nur an Kostenträger versendet werden, für die eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
TIP
Den Standardtext für die E-Rechnungs-E-Mails können Sie in den Einstellungen der Rechnungen anpassen. Es stehen Platzhalter wie $[rechnungsdatum] und $[rechnungsnummer] zur Verfügung.
Leitweg-ID:
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette zur Identifizierung öffentlicher Auftraggeber bei der Übertragung elektronischer Rechnungen. Sie können die Leitweg-ID bei jedem Kostenträger hinterlegen.
EPC-QR-Code auf Privatrechnungen
Auf dem PDF-Ausdruck von Privatrechnungen kann ein EPC-QR-Code (GiroCode) für SEPA-Überweisungen angezeigt werden. Der QR-Code enthält alle relevanten Überweisungsdaten:
- IBAN und BIC — Bankverbindung des Pflegedienstes
- Kontoinhaber — Oder Firmenname
- Rechnungsbetrag — Automatisch übernommen
- Verwendungszweck — Rechnungsnummer und Jahr
Kunden können den QR-Code mit ihrer Banking-App scannen, und alle Überweisungsdaten werden automatisch übernommen.
Die Funktion aktivieren Sie in den Firmendaten unter Einstellungen → Ausdrucke → Rechnung im Feld QR-Code Privatrechnungen (anzeigen/nicht anzeigen).
IMPORTANT
Die Bankverbindung des Pflegedienstes muss mit gültiger IBAN hinterlegt sein. Der Rechnungsbetrag muss größer als 0 sein. Der QR-Code wird nur bei Privatrechnungen angezeigt, nicht bei Rechnungen an Kostenträger.
Textbausteine
In den Einstellungen der Rechnungen können Sie den Standard-Kopf- und Schlusstext für jede Leistungsart vorab definieren. Diese Texte werden dann automatisch bei der Rechnungserstellung übernommen.
🚫 Stornorechnung
Die Stornorechnung dient als Korrektur der stornierten Rechnung und sorgt dafür, dass alle Änderungen ordnungsgemäß dokumentiert und nachvollziehbar sind. Die Stornorechnung stellt eine genaue Korrektur der stornierten Rechnung dar und übernimmt alle relevanten Daten und Informationen. Ein wichtiger Aspekt ist, dass eine Stornorechnung nicht storniert werden kann. Dies stellt sicher, dass Korrekturen endgültig und verbindlich sind. Eine weitere Voraussetzung für die Erstellung einer Stornorechnung ist, dass der ursprüngliche Rechnungsstatus "storniert" sein muss, bevor eine Stornorechnung erstellt werden kann.
Aus einer Stornorechnung können Sie auch eine Rechnung erstellen auf einen der bei Klienten hinzugefügten Kostenträger.
IMPORTANT
Hinweis: Im Fall einer Kürzung können Sie aus einer teilweise gebuchten Rechnung direkt eine Stornorechnung erstellen. Falls erforderlich, können Sie anschließend für den offenen Betrag eine Privatrechnung an den Klienten ausstellen.
Belegkette zu der Rechnungskürzung
In der folgenden Skizze sind alle Buchungen und Belege bei einer Rechnungskürzung dargestellt.
✅ Freigabe der Rechnung
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, alle erstellten Rechnungen vor dem Versand an den Kostenträger gründlich zu überprüfen und freizugeben. Dadurch können Sie sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt sind und keine Fehler enthalten. Diese Funktion bietet mehrere Vorteile. Zum einen erhöht sie die Genauigkeit, da durch die zusätzliche Überprüfungsschicht das Risiko von Fehlern in den Rechnungen erheblich reduziert wird und nur vollständig geprüfte Rechnungen den Kostenträger erreichen. Zum anderen gibt sie Ihnen eine bessere Kontrolle, da Sie entscheiden, welche Rechnungen freigegeben und versendet werden. Freigegebene Rechnungen können nicht mehr gelöscht oder bearbeitet werden, was die Integrität der Daten sicherstellt.
IMPORTANT
Voraussetzung: Um die Freigabe von Rechnungen nutzen zu können, muss in den Einstellungen unter Navigation: Stammdaten > Firmendaten > Abrechnung die Option "Freigabe der Rechnung" auf "Aktiv" gesetzt werden. Sobald diese Option aktiviert ist, müssen alle Rechnungen für die weitere Verarbeitung freigegeben werden.
Wenn die "Freigabe der Rechnung" aktiviert ist, werden alle Rechnungen im Status "in Bearbeitung" erstellt. In diesem Status können Sie die Rechnungen beliebig ändern, bearbeiten und löschen. Erst wenn Sie die Rechnung freigeben, erhält sie eine Rechnungsnummer und den Status "freigegeben". Bis dahin hat die Rechnung eine temporäre Nummer, die wie folgt aufgebaut ist: TMPXXXXXXXXX.
Wenn Sie eine temporäre Rechnung drucken, haben diese Rechnungen ein Wasserzeichen "Entwurf", damit Sie einfach erkennen können, ob die Rechnung schon freigegeben ist oder nicht.
Die Rechnungen können einzeln oder alle zusammen freigegeben werden. Dazu klicken Sie auf den Button Freigeben. Nach der Freigabe erhält die Rechnung eine Rechnungsnummer und den Status "freigegeben".
WARNING
Wichtig: Freigegebene Rechnungen können nicht mehr gelöscht oder bearbeitet werden. Bitte überprüfen Sie die Rechnungen sorgfältig, bevor Sie sie freigeben. Sie können die Rechnung immer stornieren.
Nach der Freigabe können Sie weitere Aktionen bei den Rechnungen durchführen, wie Drucken, Senden per DTA und andere.
🔢 Nummernkreis für Rechnungen
Diese Funktion erlaubt es Ihnen, selbst festzulegen, wie die Rechnungsnummern vergeben werden sollen. Zum Beispiel können Sie festlegen, dass die Nummern jedes Jahr neu beginnen.
Mit dieser Funktion können Sie einen Präfix angeben, wie beispielsweise das Jahr 2024, ab welcher Nummer die Rechnungen beginnen sollen und wie viele Stellen die Nummer haben soll. Diese Einstellung ist optional und kann in den Rechnungseinstellungen aktiviert werden. Sobald der Nummernkreis definiert ist, gilt er ab einem bestimmten Zeitpunkt und wird für alle neuen Rechnungen verwendet.
IMPORTANT
Das Menü "Nummernkreis" ist nur für den Administrator des Systems sichtbar und änderbar. Bitte überlegen Sie sich gut, wann Sie neue Nummernkreise anlegen, da die Rechnungsnummern dann nicht mehr fortlaufend sind.
Nummernkreis anlegen
Ein Nummernkreis kann ab einem bestimmten Zeitpunkt definiert werden. Dabei kann ein Präfix angegeben werden, wie beispielsweise "2024" für das Jahr. Zusätzlich können Sie festlegen, ab welcher Nummer der Nummernkreis beginnen soll und wie viele Stellen die Nummer haben soll.
Nummernstand ändern
Der aktuelle Nummernstand eines Nummernkreises kann bei Bedarf geändert werden. Klicken Sie dazu in den Einstellungen unter Nummernkreise auf den gewünschten Nummernkreis und passen Sie den Nummernstand an.
WARNING
Die Änderung des Nummernstandes hat Auswirkungen auf die Vergabe der nächsten Rechnungsnummern. Führen Sie diese Änderung nur durch, wenn es unbedingt erforderlich ist.
Nummernkreis löschen
Ein Nummernkreis kann nur gelöscht werden, wenn dieser nie verwendet wurde. Zum Beispiel, wenn Sie einen neuen Nummernkreis anlegen und gleich merken, dass er nicht in Ordnung ist, können Sie diesen löschen, solange er noch nicht verwendet wurde.
Nummernkreisarten
Es gibt zwei Arten von Nummernkreisen: den Rechnung-Nummernkreis und den Stornorechnung-Nummernkreis. Beide Nummernkreise können unabhängig voneinander definiert werden. Das bedeutet, dass Sie für die Rechnungen und die Stornorechnungen jeweils einen eigenen Nummernkreis anlegen können.
Umstellung auf die Nummernkreise
Der Nummernkreis für Ihre aktuellen Rechnungen wird automatisch umgestellt. Sie müssen keine weiteren Schritte unternehmen. Wenn Sie jedoch einen neuen Nummernkreis wünschen, können Sie diesen selbst anlegen. Dazu müssen Sie in den Einstellungen für die Rechnungen den gewünschten Nummernkreis definieren. Ab dem Zeitpunkt der Anlage wird der neue Nummernkreis für alle zukünftigen Rechnungen verwendet.
❓ Häufige Fragen
Wie erstelle ich Rechnungen aus der Leistungsplanung?
Gehen Sie auf Aktionen und wählen Sie "Rechnungen erstellen aus Leistungsplanung". Es erscheint ein Popup mit den Klienten, für die Sie Rechnungen erstellen können. Wählen Sie die gewünschten Klienten aus und klicken Sie auf Übernehmen.
Was bedeutet der Status "zu Senden vermerkt"?
Dieser Status zeigt an, dass die Rechnung für den DTA-Versand als Sammelrechnung vorbereitet ist, aber noch nicht gesendet wurde. Über die Aktion "Senden der Sammelrechnungen" können Sie den Versand dann durchführen.
Kann eine Stornorechnung storniert werden?
Nein, eine Stornorechnung kann nicht storniert werden. Dies stellt sicher, dass Korrekturen endgültig und verbindlich sind.
Warum hat meine Rechnung eine TMP-Nummer?
Wenn die Funktion "Freigabe der Rechnung" aktiviert ist, erhalten neue Rechnungen zunächst eine temporäre Nummer (TMPXXXXXXXXX). Erst nach der Freigabe erhält die Rechnung ihre endgültige Rechnungsnummer.
Wer kann den Nummernkreis ändern?
Das Menü "Nummernkreis" ist nur für den Administrator des Systems sichtbar und änderbar.