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Beratungsbesuch nach §37.3 SGB XI
Was ist ein Beratungsbesuch?
Der Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 SGB XI ist ein gesetzlich vorgeschriebener Besuch, bei dem Pflegebedürftige, die ausschließlich Pflegegeld beziehen, regelmäßig von einem zugelassenen Pflegedienst beraten werden. In meinpflegedienst.com können Sie den gesamten Prozess digital abbilden — von der Planung über die Durchführung bis zur Abrechnung.
Warum brauchen Sie das Beratungsbesuch-Modul?
- Vollständige Digitalisierung des Beratungsbesuch-Prozesses
- Automatische Ermittlung der nächsten Besuchstermine
- Digitale Erfassung und Unterschrift direkt in der Software
- Rechnungserstellung direkt aus dem Besuch heraus
- Versand des Beratungsnachweises per E-Mail oder Fax
📍 Navigation
So finden Sie das Modul:
Hauptmenü → Klienten → Klient auswählen → Beratungsbesuche
📄 Die Beratungsbesuch-Liste
In der Übersichtsliste sehen Sie alle Beratungsbesuche des Klienten. Geplante Besuche werden farblich hervorgehoben, um sie von offenen oder vorgemerkten Besuchen zu unterscheiden.
Statusübersicht:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Offen | Besuch wurde noch nicht geplant |
| Vorgemerkt | Mögliches Datum wurde ermittelt, aber noch nicht fest geplant |
| Geplant | Besuch ist mit Datum, Uhrzeit und Berater/in fest eingeplant |
| Durchgeführt | Besuch wurde durchgeführt |
| Abgerechnet | Rechnung wurde erstellt |
Nummer
Jeder Beratungsbesuch erhält eine eindeutige Nummer, die sich aus der Klientennummer und einem fortlaufenden Zähler zusammensetzt. Offene Einsätze, die noch nicht angelegt sind, haben keine Nummer. Sobald ein Besuch geplant wird, erhält er die Nummer.
⚡ Termine ermitteln
Im ersten Schritt ermitteln Sie die anstehenden Termine. Klicken Sie auf "Letzten Einsatz ermitteln". Das System sucht den letzten abgerechneten Beratungsbesuch aus den vorhandenen Rechnungen und berechnet das nächste mögliche Besuchsdatum — in der Regel 6 Monate nach dem letzten Besuch.
Die ermittelten Besuche erhalten das mögliche Datum und den Status vorgemerkt.
WARNING
"Letzten Einsatz ermitteln" kann nur auf Beratungsbesuche im Status offen, vorgemerkt oder geplant angewendet werden. Liegt das ermittelte Datum in der Vergangenheit, wird es auf das aktuelle Datum gesetzt.
➕ Besuch planen
Klicken Sie bei einem offenen oder vorgemerkten Besuch auf "Besuch planen". Erfassen Sie:
- Datum und Uhrzeit des geplanten Besuchs
- Berater/in — wer den Besuch durchführt
- Art des Besuchs — Hausbesuch oder Videokonferenz
- Durchführungsart — Digital oder in Papierform
Der Besuch erhält anschließend den Status geplant.
✏️ Durchführung — Digital
Öffnen Sie den geplanten Besuch und klicken Sie auf "Ändern".
- Besuch starten: Klicken Sie auf den Start-Button im Bereich "Zeit und Ort der Beratung". Die Ist-Startzeit wird automatisch gesetzt.
- Beratung dokumentieren: Erfassen Sie die Einschätzungen zum Klienten, empfohlene Maßnahmen und Einwilligungen direkt im System.
- Unterschriften erfassen: Lassen Sie den Klienten und/oder die Beratungsperson digital auf dem Bildschirm unterschreiben.
- Besuch beenden: Klicken Sie auf den Stopp-Button oder tragen Sie die Endzeit manuell ein.
TIP
Nach dem Speichern wird das PDF-Dokument automatisch erzeugt und in der Dateiablage abgelegt, wenn der Besuch digital unterschrieben ist.
Die Ist-Zeiten können auch manuell angepasst werden, falls der Besuch nicht direkt über die Start/Stopp-Funktion erfasst wird.
✏️ Durchführung — Papierform
- Formular drucken: Öffnen Sie den Beratungsbesuch und klicken Sie auf "Drucken". Die Klientendaten werden automatisch in die PDF-Vorlage übernommen.
- Vor Ort ausfüllen: Nehmen Sie das Formular zum Termin mit, füllen Sie es aus und lassen Sie es unterschreiben.
- Einsatz durchgeführt: Markieren Sie den Besuch über die Schaltfläche "Einsatz durchgeführt" als erledigt. Tragen Sie die tatsächlichen Zeiten (Ist Von/Bis) nach.
- Dokument hochladen: Scannen Sie das unterschriebene Formular ein und ordnen Sie es über "Dateiablage" dem Beratungsbesuch zu.
📄 Rechnung erstellen
Öffnen Sie den durchgeführten Besuch und klicken Sie auf "Rechnung erstellen". Folgende Angaben sind erforderlich:
- Besuch — Der durchgeführte Beratungsbesuch
- Leistung — Die abzurechnende Beratungsleistung
- Hausbesuchspauschale — Pauschale für den Hausbesuch
Nach der Erstellung erhält der Beratungsbesuch den Status abgerechnet. Die Besuchszeit und das Handzeichen des Beraters werden automatisch in die Rechnung eingefügt.
TIP
Drucken Sie den Nachweis aus und senden Sie ihn an die Pflegekasse.
⚡ Beratungsnachweis senden
Öffnen Sie den Beratungsbesuch und klicken Sie auf das Senden-Symbol in der Toolbar. Wählen Sie, ob der Versand per E-Mail oder Fax erfolgen soll. Das PDF-Dokument aus der Dateiablage wird automatisch als Anhang beigefügt.
⚡ Folgetermin erstellen
Klicken Sie auf "Folgetermin erstellen" und geben Sie das Datum ein.
- Nur Datum → Status vorgemerkt
- Datum + Uhrzeit → Status geplant
Der neue Besuch wird automatisch mit dem vorherigen verknüpft.
❓ Häufige Fragen
Kann ich das Modul auch ohne digitale Durchführung nutzen?
Ja. Sie können aus der Übersicht der Beratungsbesuche das Beratungsprotokoll mit den Grunddaten des Klienten ausdrucken, indem Sie auf "Drucken" klicken. Die Rechnung erstellen Sie dann über die normale Rechnungserstellung.
Kann ich Beratungsbesuche auch über die App durchführen?
Ja. In der App können Beratungsbesuche direkt vor Ort beim Klienten erfasst und digital unterschrieben werden.
Wie oft muss ein Beratungsbesuch stattfinden?
In der Regel alle 6 Monate. Das System berechnet das nächste Besuchsdatum automatisch über die Funktion "Letzten Einsatz ermitteln".