Dienstplan

Was ist der Dienstplan?

Der Dienstplan erfüllt nicht nur die Aufgabe, die Leistungsgewährung über einen bestimmten Zeitraum sicherzustellen und den genauen Personaleinsatz zu organisieren, sondern er dient auch als Nachweis für die erbrachten Arbeitszeiten und die Anwesenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Des Weiteren dient er als Dokumentation zur Erfüllung der gesetzlichen und tariflichen Vorschriften.

Warum brauchen Sie den Dienstplan?

Organisation des Personaleinsatzes über einen bestimmten Zeitraum
Sicherstellung der Leistungsgewährung
Nachweis der erbrachten Arbeitszeiten und Anwesenheit
Dokumentation zur Erfüllung gesetzlicher und tariflicher Vorschriften

Dienstplan ist in der Navigation unter DIENSTPLAN zu finden.

Auf der rechten Seite können Sie dann den Dienstplan Soll oder Ist auswählen.

⚠️ Voraussetzungen

Für die Verwendung des Dienstplanes sollten Sie folgende Daten einpflegen:

Mitarbeiter Die Mitarbeiter, die im Dienstplan geplant werden sollen, müssen vorher angelegt werden. Wir raten Ihnen auch gleich das Arbeitsverhältnis der Mitarbeiter zu pflegen, da aus dem Arbeitsverhältnis die Soll-Zeiten ermittelt werden.
Team Falls Sie Ihre Einrichtung mit Teams führen, sollten Sie die Teams auch vor der Erstellung des Dienstplanes anlegen. Damit können Sie den Dienstplan einfacher und schneller planen.
Schicht meinpflegedienst.com wird mit einem Set der Schichten ausgeliefert. Dennoch sollen Sie diese Schichten prüfen, an Ihre Bedürfnisse anpassen sowie neue Schichten anlegen, falls diese nicht vorhanden sind. Wir raten Ihnen auch alle anderen Schichten zu deaktivieren, die Sie nicht planen wollen. Für jede Schicht können Sie die Schichtart festlegen. Neben regulären Schichten steht auch die Schichtart Rufbereitschaft zur Verfügung — diese gilt als Arbeitszeit, wird jedoch nicht bei der Zuschlagsberechnung berücksichtigt.
Einstellungen In den Einstellungen sollen Sie zu dem Dienstplan angeben, wie viele Schichten Sie zu einem Mitarbeiter an einem Tag maximal planen wollen. In meinpflegedienst.com können maximal 5 Schichten geplant werden.
Schichtfolgen Die Schichtfolgen sind optional und können verwendet werden, wenn im Dienstplan regelmäßig die gleiche Abfolge von Diensten eingeplant werden soll. Durch die Verwendung der Schichtfolgen wird Ihnen diese Arbeit erleichtert.

🔗 Verwendung

Dienstplan wird in folgenden Bereichen verwendet:

📋 Prozess

In diesem Abschnitt wird grob beschrieben, wie der Prozess für die Erstellung des Dienstplans sowie die Führung dieses gestaltet werden kann.

Dienstplan Soll erstellen -- Bis zur Mitte eines Monats (15. Tag) soll der Dienstplan "Soll" für den folgenden Monat erstellt werden. Laut dem Gesetz muss der Dienstplan 4 Tage (gemäß §12 Abs. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz - TzBfG) vor seinem Inkrafttreten vorliegen. Wir raten Ihnen, die Mitarbeiter nach Teams aufzuteilen, damit Sie den Dienstplan nach Teams planen können.
Dienstplan Soll freigeben -- Nachdem Sie den Dienstplan erstellt haben und alle Dienste mit Ihren Mitarbeitern für den Folgemonat eingeplant haben, geben Sie den Dienstplan frei. Damit stellen Sie sicher, dass niemand den Dienstplan ändern kann. Soll eine Anpassung im Dienstplan nachträglich erfolgen, muss zunächst die Freigabe zurückgenommen und die Anpassung vorgenommen werden. Damit wird protokolliert, wer und wann den Dienstplan geändert hat.
Dienstplan Soll drucken -- Sie sollen den Dienstplan ausdrucken und in Ihren Räumlichkeiten aushängen.
Dienstplan Ist erstellen -- Bei Monatsende tragen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter in den Dienstplan "Ist". Die Daten für den Dienstplan "Ist" können aus dem Dienstplan "Soll", Tourenplan, den Mobile Daten oder Zeiterfassung übernommen werden. Nach der Übernahme der Daten kontrollieren Sie die Arbeitszeiten und passen diese gegebenenfalls an.
Dienstplan Ist freigeben -- Wenn Sie die Arbeitszeiten überprüft haben, können Sie den Dienstplan "Ist" freigeben.

📄 Dienstplan anzeigen

Wenn Sie den Dienstplan über die Navigation aufrufen, wird automatisch der "Soll"-Dienstplan für den aktuellen Monat angezeigt. Auf der rechten Seite des Arbeitsfeldes können Sie zwischen dem "Soll"-Dienstplan und dem "Ist"-Dienstplan wählen.

Sie haben die Möglichkeit, den Dienstplan für jeden gewünschten Monat anzeigen zu lassen. Dafür klicken Sie auf den entsprechenden Monat in der Toolbar und wählen den gewünschten Monat aus. Außerdem können Sie durch Vor- und Zurückblättern einen Monat vor (kommenden Monat) oder zurück (vergangenen Monat) navigieren. Falls Sie Ihre Mitarbeiter in Teams unterteilt haben, können Sie die Dienstpläne spezifisch für diese Teams anzeigen lassen. Dabei werden nur die Mitarbeiter angezeigt, die den jeweiligen Teams zugeordnet sind.

Falls Sie den Dienstplan nur für bestimmte Mitarbeiter anzeigen möchten, haben Sie die Möglichkeit, die gewünschten Mitarbeiter im verfügbaren Filter auszuwählen. Nach der Auswahl werden Ihnen nur die gefilterten Mitarbeiter angezeigt.

Wenn Sie mit der Maus über einen Dienst im Planungsbereich fahren, werden die hinterlegten Arbeitszeiten für diesen Dienst angezeigt. Durch Klicken auf die Zeile können die Dienste für den gesamten Monat in einer Zeile angezeigt werden.

Wenn Sie den Dienstplan für einen noch nicht geplanten Monat aufrufen möchten, werden alle aktiven Mitarbeiter angezeigt, die ein Arbeitsverhältnis mit Ihrer Einrichtung haben.

Noch nicht genehmigte Urlaube (Status „Beantragt") werden im Dienstplan farblich rot markiert. So können Sie auf einen Blick erkennen, welche Urlaube noch ausstehen, und die Dienste entsprechend einteilen.

✏️ Dienstplan eingeben

Um den Dienstplan zu bearbeiten, klicken Sie auf den ÄNDERN.

Für die Dienstplanung stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung:

Variante 1: Sie können den gewünschten Tag und die Zeile im Dienstplan mit der Maus anklicken. Dadurch wird eine Liste aller aktiven Dienste angezeigt, die Sie für die Planung auswählen können. Ein einfacher Klick übernimmt den Dienst in den Plan.

In dieser Variante haben Sie außerdem die Möglichkeit, die am häufigsten verwendeten Schichten für einen Mitarbeiter in den letzten 6 Monaten anzuzeigen. Sie können eine Schicht aus dieser Liste auswählen.

Variante 2: Sie klicken auf das Stift-Symbol rechts in der Zeile. Dadurch können Sie die Dienste für den gesamten Monat auswählen und eingeben.

Die Start- und Endzeiten des Dienstes sowie die Pausendauer können Sie jederzeit ändern. Klicken Sie dazu mit der Maus auf den Dienst, den Sie anpassen möchten. In dem angezeigten Popup-Fenster können Sie die Uhrzeiten eingeben und schließlich auf "Übernehmen" klicken. Wenn Sie einen Dienst löschen möchten, gehen Sie ähnlich vor: Öffnen Sie das Popup und klicken Sie auf das "Löschen"-Symbol.

Falls Sie einen bestimmten Mitarbeiter für einen Monat nicht im Dienstplan haben möchten, können Sie diesen aus dem Plan entfernen. Klicken Sie dazu auf das Lösch-Symbol rechts neben dem Namen des Mitarbeiters. Sie können einen gelöschten Mitarbeiter jederzeit wieder hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche "Mitarbeiter hinzufügen" klicken und den entsprechenden Mitarbeiter auswählen. Dieser wird dann erneut im Dienstplan angezeigt und steht zur Planung zur Verfügung.

Nachdem Sie die Dienste geplant haben, bestätigen Sie die Änderungen durch Klicken auf Speichern, um den aktualisierten Dienstplan zu sichern.

📊 Status des Dienstplans

Ein Dienstplan kann nur zwei Status annehmen:

In Bearbeitung -- Dieser Status wird automatisch nach der ersten Erstellung gesetzt.
Freigegeben -- Ein Dienstplan wechselt in den Status Freigegeben, nachdem der Dienstplan manuell freigegeben wurde.

Sowohl der Dienstplan "Soll" als auch der Dienstplan "Ist" haben ihre eigenen Status für "In Bearbeitung" und " Freigegeben". Für jeden Mitarbeiter wird der Status für jeden Monat separat verzeichnet.

Der aktuelle Status des Dienstplans ist stets erkennbar. Auf der rechten Seite wird der Status durch ein Schlosssymbol dargestellt. Wenn das Schlosssymbol geöffnet ist, befindet sich der Dienstplan im Status "In Bearbeitung", und Sie können Änderungen am Dienstplan vornehmen.

Ist das Schlosssymbol geschlossen, bedeutet dies, dass der Dienstplan für den ausgewählten Monat für die Mitarbeiter freigegeben ist. Wenn Sie mit der Maus auf das Schlosssymbol klicken, werden die Statusdetails in einem Popup angezeigt. Hier können Sie sehen, wann der Dienstplan in den jeweiligen Status gewechselt ist und welcher Benutzer den Wechsel durchgeführt hat.

Den Statuswechsel können Sie initiieren, indem Sie unter AKTIONEN auf FREIGEBEN oder FREIGABE ZURÜCKNEHMEN klicken.

⚡ Funktionen

Folgende Funktionen sind verfügbar:

Kontrolle

Mit der Funktion "Kontrolle" können Sie jederzeit sehen, wie viele Schichten Sie pro Tag in dem zugeordneten Bereich der Schicht geplant haben. Der Bereich für die Kontrolle wird im unteren Bereich angezeigt. Um die Kontrolle anzuzeigen, klicken Sie auf AKTIONEN -> KONTROLLE. Wenn Sie den Bereich für die Kontrolle wieder verstecken möchten, klicken Sie erneut auf AKTIONEN -> KONTROLLE.

IMPORTANT

Wenn Sie die Kontrolle für ein Team aufrufen, können Sie auch anhand der Farben erkennen, ob die vorgegebenen Schichten für das Team korrekt geplant sind.

Daten übernehmen von

In den Dienstplan Ist können die Daten von verschiedenen Quellen übernommen werden:

Dienstplan -- Sie übernehmen die Daten aus dem Dienstplan Soll. Dabei werden die Daten einfach aus dem Dienstplan Soll in den Dienstplan Ist kopiert. Nach der Übernahme sollten Sie die Zeiten an die Ist-Arbeitszeiten anpassen.
Tourenplan -- In dem Tourenplan sind die Arbeitszeiten für die Mitarbeiter detaillierter, da Sie in dem Tourenplan die Arbeitszeit der Mitarbeiter für jeden Tag im Monat genau geplant haben. Die Schichten mit den Arbeitszeiten werden aus dem Tourenplan in den Dienstplan "Ist" übernommen.
Mobile Datenerfassung -- Wenn Ihre Mitarbeiter den Tourenplan mit der App durchführen, können Sie die gebuchten Ist-Zeiten in den Dienstplan "Ist" übernehmen.
Zeiterfassung -- Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mit dem Modul Zeiterfassung durchführen, können Sie für diese Mitarbeiter die Zeiten aus der Zeiterfassung übernehmen.

Bei der Übernahme können Sie den gesamten Monat oder einzelne Wochen kopieren. Für welche Methode Sie sich entscheiden, hängt von Ihrer Arbeitsweise ab. Wenn Sie am Ende des Monats die Stunden kalkulieren, sollten Sie die Daten für den gesamten Monat übernehmen. Wenn Sie die Zeiten regelmäßig überprüfen und die Arbeitszeiten über den gesamten Monat hinweg kontrollieren, sollten Sie die Arbeitszeiten in den Dienstplan "Ist" wöchentlich aktualisieren.

Direkte Eingabe

Wenn Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit auf einem Zettel oder in einem anderen System erfassen, können Sie diese Zeiten direkt eingeben. Klicken Sie auf AKTIONEN -> DIREKTE EINGABE, und in dem Popup-Fenster können Sie die Arbeitszeiten für den Monat direkt eingeben. Sie können die Arbeitszeit nur den Mitarbeitern zuweisen, bei denen im Laufe des Monats keine Dienste eingeplant sind und der Dienstplan "Ist" sich im Status "in Bearbeitung" befindet.

Mitarbeiternummer anzeigen

In den Einstellungen des Dienstplans können Sie die Anzeige der Mitarbeiternummer aktivieren. Aktivieren Sie dazu das Feld Mitarbeiternummer anzeigen unter AKTIONEN → EINSTELLUNGEN. Die jeweilige Mitarbeiternummer wird dann für jeden Mitarbeiter im Dienstplan angezeigt. Wenn Sie die Anzeige nicht mehr benötigen, deaktivieren Sie das Feld.

TIP

Die Anzeige der Mitarbeiternummer kann für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, z. B. im Rahmen des IPReG (Gesetz zur Regelung der außerklinischen Intensivpflege), erforderlich sein.

Zeiterfassungsübersicht

Im Ist-Dienstplan steht eine Zeiterfassungsübersicht zur Verfügung. Damit können Vorgesetzte die Zeiterfassungen ihrer Mitarbeiter einsehen.

So rufen Sie die Zeiterfassungsübersicht auf:

Öffnen Sie den Dienstplan und wechseln Sie in den Ist-Dienstplan.
Klicken Sie auf AKTIONEN → Zeiterfassungsübersicht.
Die erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeitenden werden in einem Popup-Fenster übersichtlich angezeigt.

Export nach Excel

Die Stunden der Mitarbeiter können Sie als CSV-Datei exportieren. Es werden zu den gewählten Mitarbeitern alle Schichten mit den Arbeitszeiten exportiert. Die Daten können Sie dann beliebig bearbeiten.

Senden

Sie haben die Möglichkeit, den Dienstplan direkt per E-Mail an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu versenden. Voraussetzung für den Versand ist, dass in den Stammdaten eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Klicken Sie auf das Versand-Symbol und wählen Sie im sich öffnenden Popup die entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus, an die der Dienstplan gesendet werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl anschließend mit ÜBERNEHMEN – die E-Mails werden daraufhin automatisch versendet.

Sie können sowohl den Dienstplan (Soll) als auch den Dienstplan (Ist) per E-Mail übermitteln. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, auch Stundennachweise bequem per E-Mail an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu senden.

Alle gesendeten E-Mails stehen in dem E-Mail-Verlauf. Dort können Sie immer überprüfen, wann und an wen Sie den Dienstplan per E-Mail gesendet haben.

Drucken

Die Dienstpläne für einen Monat können Sie auch aus dem Dienstplan ausdrucken. Dabei haben Sie zwei unterschiedliche Varianten zur Auswahl. Die erste Variante ist der Dienstplan für einen Monat mit allen Mitarbeitern als eine Übersicht, den Sie auch in Ihren Räumlichkeiten zur Ansicht aushängen können. Die zweite Variante ist der detaillierte Ausdruck pro Mitarbeiter.

Dienstplan / Dienstplan pro Mitarbeiter

In der Legende des Dienstplans werden neben den Arbeitszeiten einer Schicht auch die Pausendauer angezeigt. Dies sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit und eine genauere Dokumentation der Arbeitszeiten.

Auf dem Ausdruck des Dienstplans kann neben dem Erstellungsdatum auch der Ersteller angezeigt werden. Aktivieren Sie dazu in den Firmendaten unter Einstellungen → Dienstplan die Option * Erstellungsdatum + Ersteller*.

Stundennachweis: Nach Ende eines Monats sollten die Stundennachweise ausgedruckt werden. Der Stundennachweis kann aus dem Ist-Dienstplan ausgedruckt werden. Neben dem einfachen Stundennachweis können Sie auch den Stundennachweis mit den Zuschlägen ausdrucken, falls Sie Zuschläge für Ihre Mitarbeiter berechnen. In den Firmendaten unter Einstellungen → Dienstplan können Sie im Feld * Stundennachweise-Summe* festlegen, ob die Differenz zwischen Soll- und Ist-Stunden auf dem Stundennachweis angezeigt oder ausgeblendet werden soll.

Wenn Sie mit der Maus über eine Schichtzelle im Dienstplan (Soll oder Ist) fahren, wird im Tooltip neben den Start- und Endzeiten sowie der Pausendauer auch der Teamname angezeigt. So erkennen Sie auf einen Blick, welchem Team die jeweilige Schicht zugeordnet ist. Ist die Schicht keinem Team zugeordnet, wird keine Team-Zeile im Tooltip angezeigt.

❓ Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Soll- und Ist-Dienstplan?

Der Soll-Dienstplan ist die Vorausplanung, die vor dem Monat erstellt wird. Der Ist-Dienstplan enthält die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten, die am Monatsende eingetragen werden.

Bis wann muss der Soll-Dienstplan erstellt werden?

Der Soll-Dienstplan sollte bis zur Mitte eines Monats (15. Tag) für den folgenden Monat erstellt werden. Laut Gesetz muss der Dienstplan mindestens 4 Tage (gemäß §12 Abs. 3 TzBfG) vor seinem Inkrafttreten vorliegen.

Kann ich einen freigegebenen Dienstplan noch ändern?

Ja, Sie können die Freigabe zurücknehmen, die Anpassung vornehmen und den Dienstplan erneut freigeben. Dabei wird protokolliert, wer und wann den Dienstplan geändert hat.

Woher kommen die Daten für den Ist-Dienstplan?

Die Daten können aus verschiedenen Quellen übernommen werden: Dienstplan Soll, Tourenplan, Mobile Datenerfassung oder Zeiterfassung. Alternativ können Sie die Zeiten auch direkt eingeben.

Kann ich den Dienstplan per E-Mail an Mitarbeiter senden?

Ja, vorausgesetzt die E-Mail-Adresse ist in den Stammdaten des Mitarbeiters gepflegt. Sie können sowohl den Soll- als auch den Ist-Dienstplan versenden.