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Mitarbeiter ​

Was ist ein Mitarbeiter? ​

Ein Mitarbeiter ist eine Person, die im Unternehmen tätig ist.

Die Mitarbeiterakte enthält alle relevanten Informationen, die für Planung, Organisation, Abrechnung und Dokumentation erforderlich sind.

❓ Warum wird ein Mitarbeiter angelegt? ​

Ein Mitarbeiter wird angelegt, um ihn systemseitig eindeutig zu erfassen und in allen relevanten Modulen verwenden zu können.

Gründe für das Anlegen eines Mitarbeiters:

  • Dienst- und Tourenplanung
    Mitarbeiter können nur geplant werden, wenn sie im System angelegt sind.

  • Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung
    Erfassung von Arbeitszeiten, Überstunden, Abwesenheiten und Urlaub.

  • Dokumentation & Nachweise
    Erstellung von Stundenzetteln, Urlaubsanträgen, Nachweisen und internen Dokumenten.

  • Abrechnung & Auswertung
    Grundlage für interne Auswertungen, Statistiken und Lohnvorbereitung.

  • Rechtliche Nachvollziehbarkeit
    Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Personalhistorie.

Ohne angelegten Mitarbeiter können keine Planungen, Zeiterfassungen oder personenbezogenen Auswertungen durchgeführt werden.

Pfad zum Modul:
Hauptmenü → Mitarbeiter

MitarbeiterNavigation

📄 Übersicht & Listendarstellung ​

Wenn Sie im Hauptmenü Mitarbeiter öffnen, gelangen Sie zur Liste aller Mitarbeiter. In dieser Ansicht stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Funktionsübersicht:

  • Mitarbeiter anlegen
  • Mitarbeiter anzeigen
  • LBNR pflegen
  • Aktionen: Archivieren, Reaktivieren, Löschen
  • Filter: aktive, archivierte, alle oder nach Datum
  • Drucken
  • Excel-Export
  • Notiz
  • Suche

➕ Mitarbeiter anlegen ​

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Anlegen-Dialog öffnen:
    Klicken Sie in der Listenansicht auf den Button ANLEGEN.

  2. Personalstammdaten erfassen:
    Geben Sie Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum und Geburtsort ein. Pflichtfelder sind Anrede, Name und Vorname.

  3. Mitarbeiternummer:
    Diese wird automatisch vergeben, kann aber überschrieben werden.

  4. Weitere Angaben:
    Handzeichen, Familienstand, Staatsangehörigkeit und Religion.

  5. Tab-Bereiche ausfüllen:

    • Adress- und Kontaktdaten
    • Anstellung
    • Steuerdaten
    • Krankenkasse
    • Bankverbindung
    • Planung
    • Bemerkung
    • Pflegestatistik
    • Arbeitszeit/Gehalt

  6. Speichern:
    Schließen Sie den Vorgang mit SPEICHERN ab.

    MitarbeiterAnlegen

IMPORTANT

Die Pflichtfelder müssen korrekt ausgefüllt sein, damit der Mitarbeiter später in Planung, Zeiterfassung, Dienstplan etc. berücksichtigt wird.

✏️ Weitere Datenregisterkarten ​

📍 Adress- und Kontaktdaten ​

Hier erfassen Sie Anschrift, Telefonnummer und E-Mail des Mitarbeiters. Für Mobilnummern stehen die Felder Mobil 1 und Mobil 2 zur Verfügung, sodass Sie sowohl eine private als auch eine dienstliche Mobilnummer hinterlegen können. Beide Mobilnummern werden in der App angezeigt.

📍 Anstellung ​

  • Eintrittsdatum
  • Austrittsdatum (bei Ausscheiden) — Wenn ein Austrittsdatum hinterlegt wird, werden alle Dienstpläne des Mitarbeiters ab diesem Datum nicht mehr im Dienstplan angezeigt.
  • Ausbildung
  • LBNR (lebenslange Beschäftigungsnummer)

📍 Steuerdaten ​

  • Steuerklasse
  • Sozialversicherungsnummer
  • Identifikationsnummer
  • Kinderfreibetrag
  • Kirchensteuerpflicht
  • Mehrfachbeschäftigung

📍 Krankenkasse ​

  • Name der Krankenkasse
  • Krankenversicherungsnummer

📍 Bankverbindung ​

  • Bankname

  • BIC

  • IBAN

    MitarbeiterAnsicht

📍 Planung ​

In diesem Bereich legen Sie fest, wie der Mitarbeiter in der Planung berücksichtigt wird und welche Einstellungen für Einsätze, Fahrzeiten und Nachweise gelten.

Verfügbare Einstellungen:

  • Anzeige im Dienstplan
    Legt fest, ob der Mitarbeiter im Dienstplan eingeplant werden soll.

  • Anzeige im Tourenplan
    Legt fest, ob der Mitarbeiter im Tourenplan eingeplant werden soll.

  • Standard-Schicht
    Ermöglicht es dem Mitarbeiter, eigene Einsätze im System zu planen (z. B. bei Selbstbedienungsfunktionen).

  • Berechnung von Fahrzeiten
    Aktiviert Optionen zur automatischen Berechnung von Fahrzeiten zwischen Einsätzen.

  • Fahrt von Wohnort
    Gibt an, ob Fahrzeiten vom Wohnort des Mitarbeiters zum ersten Einsatz berücksichtigt werden sollen.

  • Handzeichen in Leistungsnachweisen
    Das hinterlegte Handzeichen wird automatisch in Leistungsnachweisen und Auswertungen verwendet.

  • Führerschein vorhanden Kennzeichnet, ob der Mitarbeiter einen Führerschein hat.

  • Rechnung Legt fest, ob der Mitarbeiter bei Rechnungen für das Handzeichen berücksichtigt wird. Wählen Sie Nein, wenn der Mitarbeiter nicht in der Pflege tätig ist und nicht in der Handzeichenliste auf Rechnungen erscheinen soll.

Diese Einstellungen beeinflussen direkt die Einsatzplanung, Fahrzeitberechnung sowie die Darstellung in Nachweisen und Auswertungen.

MitarbeiterPlanung

📍 Bemerkung ​

Freitextfeld für allgemeine interne Hinweise zum Mitarbeiter.

📍 Pflegestatistik ​

Die Pflegestatistik dient der strukturierten Erfassung und Auswertung pflegerischer Leistungen innerhalb eines definierten Zeitraums.
Sie stellt eine wichtige Grundlage für interne Auswertungen, Qualitätsmanagement sowie gesetzliche und vertragliche Nachweise dar.

📍 Arbeitszeit / Gehalt ​

Hier legen Sie Beschäftigungsbeginn, Tätigkeit, Urlaubstage, Art der Beschäftigung und Gehaltsinformationen fest.

Für die Arbeitszeit können drei Varianten erfasst werden: tageweise, wochenweise oder monatsweise.

Verfügbare Auswahlmöglichkeiten:

  • Berechnungsvariante der Arbeitszeit

    • Tageweise
    • Wochenweise
    • Monatsweise

  • Arbeitstage pro Woche

    • Auswahl der Anzahl der regelmäßigen Arbeitstage (z. B. 5, 6 oder 7 Tage)

  • Arbeitszeit pro Woche

    • Angabe der regelmäßigen Wochenarbeitszeit in Stunden

  • Feste monatliche Arbeitszeit

    • Direkte Vorgabe einer bestimmten Stundenzahl pro Monat
      (geeignet für Aushilfen oder unregelmäßige Einsätze)

  • Beschäftigungsbeginn

    • Startdatum der Tätigkeit des Mitarbeiters

  • Tätigkeit

    • Die Tätigkeit beschreibt die tatsächliche Funktion des Mitarbeiters im Arbeitsalltag.

  • Qualifikation

    • Die Qualifikation beschreibt die fachliche Ausbildung bzw. den beruflichen Abschluss des Mitarbeiters.
      Sie bestimmt, welche pflegerischen Leistungen der Mitarbeiter ausführen darf.

    IMPORTANT

    Unter Firmendaten → Weitere Daten → Qualifikationen können Sie zusätzliche Qualifikationen anlegen,
    die in der Auswahlliste standardmäßig nicht vorhanden sind.

  • Art der Beschäftigung

    • Vollzeit
    • Teilzeit
    • Aushilfe

  • Urlaubstage pro Jahr

    • Anzahl der jährlichen Urlaubstage gemäß Vertrag

  • Gehalt / Vergütung

    • Monatsgehalt

    • Stundenlohn

      ArbeitsverhaltnisAnlegen

Die gewählten Angaben bilden die Grundlage für Dienstplanung, Zeiterfassung, Überstunden- und Urlaubsberechnung.

Arbeitszeitangabe pro Woche ​

Diese Variante eignet sich für fest angestellte Mitarbeiter mit gleichbleibender Wochenarbeitszeit.

Beispiel 1: 40 Stunden / Woche bei 5 Arbeitstagen ​

  • Arbeitstage pro Woche: 5 Tage
  • Arbeitszeit / Woche: 40 Stunden

➡️ Die Soll-Arbeitszeit für den Monat Januar beträgt 176 Stunden.

Beispiel 2: 40 Stunden / Woche bei 6 Arbeitstagen ​

  • Arbeitstage pro Woche: 6 Tage
  • Arbeitszeit / Woche: 40 Stunden

➡️ Die Soll-Arbeitszeit für den Monat Januar beträgt 173,33 Stunden.

Die monatlichen Soll-Stunden unterscheiden sich je nach Anzahl der Arbeitstage pro Woche.

Arbeitszeitangabe pro Monat ​

Diese Variante ist besonders geeignet für Aushilfen oder Mitarbeiter mit unregelmäßigen Einsätzen.

Beispiel: Feste monatliche Stundenzahl ​

Wenn Sie eine bestimmte Stundenanzahl pro Monat festlegen möchten, wählen Sie folgende Einstellungen:

  • Arbeitstage pro Woche: 7 Tage
  • Arbeitszeit / Woche: 50 Stunden

➡️ Die monatliche Soll-Arbeitszeit wird systemseitig entsprechend der gewählten Werte berechnet.

Beschäftigungsgrad5 Tage / Woche6 Tage / Woche
100 %8 Stunden / 40 Stunden6,67 Stunden / 40,02 Stunden
75 %6 Stunden / 30 Stunden5 Stunden / 30 Stunden
50 %4 Stunden / 20 Stunden3,33 Stunden / 19,98 Stunden
25 %2 Stunden / 10 Stunden1,74 Stunden / 10,44 Stunden

Diese Einstellung bietet maximale Flexibilität bei der Einsatzplanung.

📍 Zuschläge ​

Zusätzlich können Zuschläge direkt beim Mitarbeiter hinterlegt werden.
Diese Zuschläge werden automatisch in den Stundennachweisen berücksichtigt.

Verwendungszweck der Zuschläge:

  • Berücksichtigung von Zuschlägen in den Stundennachweisen
  • Korrekte Darstellung von Mehr-, Nacht-, Wochenend- oder Feiertagszuschlägen
  • Automatische Einbindung der Zuschläge in die Einsatzplanung
  • Grundlage für korrekte Auswertungen und Abrechnungen

Hinterlegte Zuschläge wirken sich direkt auf die Planung und die Auswertung der geleisteten Arbeitsstunden aus.

🔍 Mitarbeiter anzeigen ​

Funktionen in der Detailansicht:

  • Zurück zur Liste
  • Ändern
  • Drucken

📝 Mitarbeiter ändern ​

Wählen Sie im Mitarbeiter-Datensatz ÄNDERN, um Änderungen vorzunehmen.

🖨️ Mitarbeiter drucken ​

Folgende Dokumente können für einen Mitarbeiter gedruckt werden:

  • Dokumentation POCT-Antigen-Tests

  • Jahresurlaubsantrag

  • Mitarbeitervisite

  • Nachweis über Anleitung einer Pflegehilfskraft

  • Personalstammdaten

  • Schlüsselübergabe Vertrag

  • Stundennachweis FD + SD

  • Stundenzettel

  • Urlaubsantrag

  • Urlaubsantrag (Jahresplanung)

    MitarbeiterDrucken

💼 Aktionen ​

In der Listenansicht stehen über das Aktionen-Menü verschiedene Bearbeitungsfunktionen für Mitarbeiter zur Verfügung.

Verfügbare Aktionen:

  • Archivieren
    Der Mitarbeiter wird aus der aktiven Planung entfernt, bleibt jedoch im System erhalten und kann jederzeit wieder reaktiviert werden.

  • Reaktivieren
    Archivierte Mitarbeiter werden wieder als aktiv gekennzeichnet und stehen erneut für Planung und Auswertungen zur Verfügung.

  • Löschen Der Mitarbeiter-Datensatz wird vollständig aus dem System entfernt.

  • Wiederherstellen Gelöschte Mitarbeiter können über das Log wiederhergestellt werden. Blenden Sie dort die Aktionsspalte ein und nutzen Sie die Funktion Reaktivieren. Alle vorhandenen Daten bleiben dabei vollständig erhalten.

Filtern & Suchen ​

Nutzen Sie die Filterfunktionen und die Suchfunktion, um gezielt nach Mitarbeitern zu suchen.

Verfügbare Filter:

  • Aktive Mitarbeiter — Zeigt nur aktuell beschäftigte Mitarbeiter an.
  • Archivierte Mitarbeiter — Zeigt nur archivierte Mitarbeiter an.
  • Alle Mitarbeiter — Zeigt aktive und archivierte Mitarbeiter an.
  • Nach Datum — Zeigt Mitarbeiter an, die zu einem bestimmten Stichtag angestellt waren. Für die Filterung werden das Eintritts- und Austrittsdatum herangezogen. Falls diese Daten bei einzelnen Mitarbeitern nicht hinterlegt sind, werden die betreffenden Mitarbeiter standardmäßig in der Liste angezeigt.

📝 Notizen ​

Sie können in jedem Mitarbeiterdatensatz beliebig viele Notizen erfassen:

Notizen anzeigen:
Klicken Sie auf Notiz, um vorhandene Einträge anzuzeigen.

Notiz erfassen:

  1. Klick auf Notiz → 2. Neu → 3. Text eingeben → 4. Speichern

Notiz ändern / löschen:
Auswahl der Notiz, dann Ändern bzw. Löschen.

🔗 Briefverkehr ​

Unter dem Register Briefverkehr können Sie direkt zu einem Mitarbeiter Briefe erstellen und verwalten:

Funktionen:

  • Neu
  • Anzeigen
  • Löschen

Brief anlegen:

  1. Neu → 2. Vorlage auswählen → 3. Text verfassen → 4. Speichern

Brief anzeigen / drucken / senden:
Über entsprechende Buttons im Brieffenster (Senden per E-Mail oder Fax).

🖨️ Verfügbare Ausdrucke aus der Mitarbeiterliste ​

Aus der Mitarbeiterliste stehen folgende Ausdrucke zur Verfügung:

  • Dienstbesprechung
  • Dienstbesprechung + Protokoll
  • Geburtstagsliste
  • Handzeichenliste (LBNR)
  • Handzeichenliste (ausgefüllt)
  • Handzeichenliste (leere Vorlage)
  • Interne Fortbildung (Anwesenheitsliste)
  • Mitarbeiter Telefonliste
  • Mitarbeiterliste
  • Aktuelle Ansicht
MitarbeiterAusdruck

Die Ausdrucke können je nach Auswahl direkt aus der Listenansicht erstellt und gedruckt werden. Ein Excel-Export ist für alle verfügbaren Listen und Ausgaben möglich.

❓ Häufige Fragen ​

Wo kann ich einen neuen Mitarbeiter anlegen?

Unter Modul → Mitarbeiter → Neu.
Dort können Sie alle Stammdaten des Mitarbeiters erfassen.

Kann ich Mitarbeiterdaten nachträglich ändern?

Ja, die Stammdaten können jederzeit im jeweiligen Mitarbeiterprofil angepasst werden.

Wie kann ich einen Mitarbeiter im Dienstplan sortieren?

Modul Mitarbeiter
→ Mitarbeiter auswählen
→ Planung
→ Dienstplan-Sortierung
→ Nummer eingeben (z. B. 1, 2, 3 usw.)

Alternativ:
Firmendaten → Einstellungen → Allgemein
→ Sortierung nach Name oder Nummer

Kann ich einen Mitarbeiter deaktivieren, ohne ihn zu löschen?

Ja, der Mitarbeiter kann auf inaktiv gesetzt werden und bleibt weiterhin im System archiviert.

ℹ️ Wichtige Hinweise ​

TIP

  • Pflegen Sie umfangreiche Stammdaten, damit Planungen, Auswertungen und Abrechnungen korrekt funktionieren.

CAUTION

  • Gelöschte Mitarbeiter können über das Log wiederhergestellt werden. Archivieren Sie bevorzugt statt zu löschen.

📚 Weiterführende Dokumentation ​

Siehe Dokumentation auf meinpflegedienst.com.