Design
Mobile App
Was ist die Mobile App?
Sie und Ihre Mitarbeiter sind oft unterwegs – dafür steht Ihnen unsere Android-App für meinpflegedienst.com zur Verfügung. Ob vom Tablet oder Smartphone aus: Mit der App haben Sie alle Daten auch unterwegs griffbereit. Über die App können Sie Leistungserfassung direkt vor Ort schnell und bequem eingeben sowie alle relevanten Daten zu einem Klienten, wie zum Beispiel Übergabebucheinträge, Vitalwerte und Aufgaben, verwalten.
Warum brauchen Sie die Mobile App?
- Leistungserfassung direkt vor Ort beim Klienten
- Echtzeit-Verfolgung von Touren
- Kommunikation mit Kollegen über Chat
- Verwaltung von Aufgaben, Übergabebuch und Zeiterfassung
📍 Navigation
So finden Sie die App:
Die App kann aus dem Google Play Store installiert werden.
IMPORTANT
Die App von meinpflegedienst.com kann nur mit einem Android-Smartphone betrieben werden. Die App können nur die Benutzer nutzen, die das Produkt meinpflegedienst.com Mobil gebucht haben.
🔑 Anmeldung/Abmeldung
Die App steht nur den Benutzern zur Verfügung, die im meinpflegedienst.com Standard angelegt sind. Bei der Anmeldung geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
Aus jedem Bereich der App haben Sie die Möglichkeit, sich abzumelden.
IMPORTANT
Bitte melden Sie sich täglich in der App an, bevor Sie Ihre Arbeit beginnen, und wieder ab, wenn Ihr Arbeitstag endet. Dies dient der Sicherheit und der Aktualisierung der Daten. Die Daten werden auch zeitnah zwischen der App und dem Server ausgetauscht.
Start
Die Startansicht der App ist in fünf Rubriken unterteilt. Jede Rubrik zeigt benutzerdefinierte Daten für den jeweiligen Benutzer der App an und wird täglich aktualisiert:
- Meine Tour: Aktuelle Tour für den aktuellen Tag des jeweiligen Benutzers.
- Zeiterfassung: Hier kann die aktuelle Arbeitszeiterfassung pausiert oder beendet werden.
- Chat: Anzeige der zuletzt versandten Nachrichten an andere Benutzer der App.
- Aufgaben: Aktuelle Aufgaben für den aktuellen Tag des jeweiligen Benutzers.
- Übergabebuch: Zeigt in der Startübersicht ausschließlich Notizen von Klienten einer aktuellen Tour an.
- Geburtstage: Zeigt aktuelle Geburtstage von Mitarbeitern und Klienten für den aktuellen Tag an.
Aus der Startansicht heraus gelangen Sie durch einmalige Berührung mit dem Finger in den jeweiligen Menüpunkt.
In der Startansicht befindet sich oben eine zusätzliche Funktion, über welche Sie verschiedene Checks der App ausführen können. Sie können immer prüfen, ob Internet, GPS sowie die Synchronisierung aktiv sind.
🧭 Meine Tour
Mit der App können Sie jede Tour in Echtzeit verfolgen. Der Start und das Ende werden minutengenau erfasst, und alle Informationen zur Tour, den Klienten sowie den durchzuführenden Leistungen werden detailliert aufgeführt.
Damit eine Tour in der App angezeigt werden kann, muss sie zuvor in der Standard-Version von meinpflegedienst.com angelegt worden sein. Wenn Touren nicht vorher angelegt werden, wird in der "Meine Tour-Übersicht" in der App die Meldung "Keine Tour vorhanden" angezeigt.
Wenn eine Tour für den jeweiligen Mitarbeiter zum Laden verfügbar ist, wird dies durch einen grünen Pfeil, der nach unten zeigt, in der "Meine Tour-Übersicht" signalisiert. Wählen Sie 'Ja', um die Tour zu laden, oder 'Nein', um nichts zu unternehmen.
Um eine heruntergeladene Tour zu starten, wählen Sie den ersten Einsatz aus und beginnen Sie ihn, indem Sie den Starten-Button betätigen. Sobald ein Einsatz abgeschlossen ist, beenden Sie ihn mit dem Stop-Button. Diesen Vorgang wiederholen Sie für jeden Einsatz in der Tour.
IMPORTANT
Alle Daten können durch regelmäßige Synchronisation zwischen der Standard-Version und der App jederzeit auf den aktuellsten Stand gebracht werden. Vom Büro aus können Sie jederzeit alle mobil erfassten Daten abrufen.
Tour abweisen
Um einen Einsatz abzulehnen, wählen Sie den entsprechenden Einsatz aus und berühren Sie die Option 'Mehr'. Daraufhin erscheint ein Pop-Up-Fenster mit dem Button-Abweisen. Berühren Sie diesen, geben Sie den Grund für die Ablehnung ein und klicken Sie auf das Häkchen oben rechts.
IMPORTANT
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, eine Tour aus verschiedenen Gründen zurückzusenden oder abzulehnen. Ebenso können Sie Einsätze mit nur wenigen Berührungen hinzufügen.
Wenn ein Einsatz abgelehnt wurde, wird dies im unteren Arbeitsfeld des Einsatzes durch das Symbol 'X Abgewiesen' dargestellt.
Leistungen hinzufügen
Wenn zusätzliche Leistungen zu einem bereits geplanten Einsatz hinzugefügt werden sollen, wählen Sie den entsprechenden zuvor gestarteten Einsatz aus und klicken Sie auf das Symbol der drei Streifen neben der Uhr im oberen Arbeitsbereich.
Dadurch wird die Übersicht der zu erbringenden Leistungen des Klienten geöffnet. Die Leistungen sind je nach den zuvor in den Stammdaten hinterlegten Leistungsarten unterteilt und nach den Paragraphen des SGB V & SGB XI sortiert. Klicken Sie auf das Symbol '+' rechts in der Leiste neben SGB V / SGB XI. Wählen Sie eine Leistung aus und geben Sie die Häufigkeit ein.
Bemerkungen
Es besteht die Möglichkeit, klientenspezifische Bemerkungen in der Detailansicht eines Einsatzes zu hinterlegen. Klicken Sie auf den grünen Stift rechts neben dem Bemerkungsfeld.
IMPORTANT
Bitte beachten Sie, dass die Abmeldung aus der App nur mit vorherigem Beenden der Tour auszuführen ist. Alle in der Tour geplanten Einsätze sollten zuvor beendet worden sein.
📁 Digitale Mappe
Sie können unterwegs für jeden Klienten Einträge in der digitalen Mappe erfassen oder vorhandene Einträge anzeigen.
Um die Einträge für einen bestimmten Klienten anzuzeigen, wählen Sie diesen aus und haben die Möglichkeit, die Daten aus einem beliebigen Zeitraum anzuzeigen.
Wenn Sie Einträge für einen Klienten erfassen möchten, wählen Sie den entsprechenden Klienten aus und klicken Sie auf das Symbol '+', um ein Protokoll, einen Fragebogen oder eine Checkliste anzulegen.
IMPORTANT
Wenn nicht alle Mappen in der App sichtbar sind, empfehlen wir dem Benutzer, sich abzumelden und erneut anzumelden. Dadurch werden alle neuen Mappen geladen.
📓 Übergabebuch
Das Übergabebuch in der App ermöglicht wie die Standard-Version von meinpflegedienst.com die einfache Übermittlung wichtiger Informationen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter.
Bei der ersten Anmeldung in der App werden die ersten 80 Einträge in der Übersicht in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Wenn Sie ältere Einträge laden möchten, ziehen Sie einfach von unten nach oben.
Um eine Notiz zu verfassen, klicken Sie auf das Symbol '+', wählen Sie gegebenenfalls einen Klienten aus und erstellen Sie die Notiz im vorgesehenen Textfeld.
Sie können Notizen auch ohne einen zugehörigen Klienten erfassen. Zudem werden alle in der App erstellten Notizen synchronisiert und in der Standard-Version angezeigt.
📷 Fotos
Sie haben die Möglichkeit, Fotos mit Ihrem Smartphone aufzunehmen und bei einem Klienten abzuspeichern. Allen Fotos kann eine Bemerkung hinzugefügt werden. Bitte erlauben Sie den Zugriff auf die Kamera Ihres Smartphones.
Foto aufnehmen
Um Fotos aufzunehmen, gehen Sie zum Menü 'Fotos' und klicken Sie auf das Symbol + und dann auf das Symbol der Kamera.
Übernehmen Sie das aufgenommene Foto und dieses erscheint in der Liste der gespeicherten Fotos:
Sie haben die Möglichkeit, das aufgenommene Foto zusammen mit einer Bemerkung einem Klienten zuzuweisen:
Foto aus dem Ordner auswählen
Sie haben die Möglichkeit, bereits aufgenommene Fotos aus dem Foto-Ordner Ihres Smartphones mit Bemerkungen zu versehen und Klienten zuzuweisen. Klicken Sie auf das Symbol "+" und dann auf das Symbol des Ordners. Wählen Sie das entsprechende Bild aus und versehen Sie dieses mit einer Bemerkung.
In der Standard-Version von meinpflegedienst.com befindet sich dieses Foto beim Klienten in dem Modul "Datei".
🕐 Zeiterfassung
Die Erfassung Ihrer Arbeitszeiten in der App ist unkompliziert. Dazu rufen Sie einfach das Modul 'Zeiterfassung' auf.
Für die Arbeitszeiterfassung wählen Sie zunächst Ihren Dienst aus. Wenn an diesem Tag bereits ein Dienst im Dienstplan für Sie geplant ist, werden Ihnen automatisch die entsprechenden Schichten aus dem Dienstplan zur Auswahl angezeigt.
Mit dem Button-START starten Sie die Erfassung Ihrer Arbeitszeit. Während Ihrer Arbeitszeit haben Sie auch die Möglichkeit, Pausenzeiten mehrfach zu erfassen. Wenn Ihre Arbeit beendet ist, stoppen Sie die Zeiterfassung mit dem Button-STOP.
Die erfassten Arbeitszeiten müssen am Ende des Dienstes freigegeben werden. Nur freigegebene Zeiterfassungen werden in den Ist-Dienstplan übernommen. Sie können auch die Arbeitszeiten für andere Tage anzeigen lassen, indem Sie einfach einen Tag im Kalender auswählen.
🚗 Fahrtenbuch
Sie haben die Möglichkeit, mit der App das Fahrtenbuch zu führen. Das Fahrtenbuch können Sie als eigenständige Funktion nutzen oder die Fahrten direkt aus der Tour erfassen.
Fahrt erfassen
Die Erfassung erfolgt in zwei Schritten:
- Fahrt starten: Datum, Uhrzeit sowie den aktuellen km-Stand angeben.
- Fahrt beenden: Datum, Uhrzeit sowie den aktuellen km-Stand angeben.
Die Erfassung wird vom System vereinfacht:
- Sie können den aktuellen Standort einfach ermitteln statt diesen mühsam einzugeben
- Alle bereits erfassten Standorte sowie Zwecke können Sie auch auswählen
- Der letzte km-Stand des Fahrzeugs wird automatisch vorbelegt
Fahrt erfassen in der Tour
Wenn Sie Ihre Tour durchführen und zu der Tour ein Fahrzeug hinterlegt ist, dann können Sie die Fahrt direkt aus dem Dienst starten.
Wenn Sie den Dienst beenden, dann müssen Sie auch die Fahrt beenden. Es ist nicht möglich, einen Dienst mit offener Fahrt zu beenden. Sie können mehrere Fahrten zu einem Dienst erfassen.
Fahrt anzeigen
Sie können jederzeit die Fahrten anzeigen. Die Fahrten werden in der App tageweise zu einem bestimmten Mitarbeiter angezeigt.
Sie können die Fahrten anderer Mitarbeiter anzeigen, nur wenn Sie dazu berechtigt sind.
IMPORTANT
Fahrtenbuch ist nicht offiziell vom Finanzamt genehmigt.
💬 Chat
Sie haben die Möglichkeit, Nachrichten mit Ihren Kollegen auszutauschen. Die Nachrichten werden in einer Chatfunktion in chronologischer Reihenfolge angezeigt.
Möchten Sie eine Nachricht verfassen, klicken Sie auf das Symbol '+'. Dadurch öffnet sich eine Liste aller Mitarbeiter. Wählen Sie den passenden Mitarbeiter aus, verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf den Button-Senden.
Sie können selbstverständlich mehrere Nachrichten hintereinander versenden. Zudem haben Sie die Möglichkeit, alle älteren Nachrichten zu laden, indem Sie einfach mit dem Finger von oben nach unten wischen.
📋 Aufgaben
In der App können Sie Aufgaben erstellen und aktuelle Aufgaben einsehen. Wenn Sie sich in die App einloggen, werden automatisch alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben geladen. Sie können diese Aufgaben bearbeiten oder sie an jemand anderen zuweisen.
Sie können über die App direkt Aufgaben erstellen und sich oder einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Die Aufgabe können Sie jederzeit ändern oder den Status der Aufgabe ändern.
📆 Dienstplan
Über die App haben Sie die Möglichkeit, den Mitarbeitern den Dienstplan anzuzeigen. Dieser Dienstplan entspricht dem Soll-Dienstplan in der Standard-Version von meinpflegedienst.com. Damit die Mitarbeiter den Dienstplan in der App sehen können, muss dieser zuvor in der Standard-Version erstellt und freigegeben werden.
Um den Dienstplan anzuzeigen, öffnen Sie den Menüpunkt Dienstplan:
Sie können die Dienstpläne für alle Mitarbeiter einsehen, indem Sie einfach einen anderen Mitarbeiter aus der Liste auswählen. Das Gleiche gilt für einen weiteren Monat.
🗺️ Tourenplan
In der App können Sie den Tourenplan bedienen, der ähnlich wie der Tourenplan in der Standardversion funktioniert. Der Tourenplan in der App wird für den aktuellen Tag im Menü angezeigt:
Der Tourenplan in der App entspricht dem in der Standardversion. Bitte beachten Sie, dass sobald ein Ist-Tourenplan in der Standardversion erstellt wurde, dieser automatisch in der App angezeigt wird. Falls kein Ist-Tourenplan erstellt wurde, zeigt die App den Soll-Tourenplan des Mitarbeiters an.
Sie können auch einen anderen Tag auswählen und sich einen weiteren Tourenplan anzeigen lassen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, einen anderen Mitarbeiter auszuwählen und sich seinen Tourenplan anzeigen zu lassen.
🌴 Urlaubsantrag
Mit der App können Sie ganz einfach Ihren Urlaub planen und direkt einen Urlaubsantrag stellen. Dabei haben Sie immer im Blick, wie viel Urlaubsanspruch Sie noch haben und wie viel Resturlaub verfügbar ist.
Durch Klicken auf das +-Symbol können Sie einen neuen Urlaubsantrag erstellen. Bei der Eingabe müssen Sie die Dauer des Urlaubs angeben und können optional eine Bemerkung hinzufügen. Durch Klicken auf Mehr Details können Sie genau festlegen, an welchen Tagen Sie Urlaub nehmen möchten und ob es sich um einen ganzen oder halben Tag handelt.
IMPORTANT
Nur Urlaubsanträge, die in Planung sind, können Sie ändern.
👤 Klient
Das Modul 'Klient' bietet die Verwaltung von Klientendaten, ähnlich wie in der Standardversion von meinpflegedienst.com. Hier können Sie Klientendaten eingeben, alle vorhandenen Klienten anzeigen lassen, nach Klienten suchen und Informationen zu Ärzten und Kontaktpersonen verwalten.
Klient anzeigen
Öffnen Sie den Menüpunkt Klient. Dadurch öffnet sich eine Liste aller Klienten mit Namen, Vornamen und Wohnorten.
Um die detaillierten Klientendaten einzusehen, wählen Sie einen Klienten aus:
Liste aktualisieren
Wenn ein neuer Klient angelegt wird, kann dieser nach einem kurzen Aktualisieren der Klientenliste angezeigt werden. Ziehen Sie die Klientenliste kurz nach unten.
Klient suchen
Nutzen Sie die Suchfunktion, indem Sie den Namen des gesuchten Klienten in das Suchfeld eingeben.
Sonstiges
In der App können Sie direkt E-Mails an den Klienten senden oder Anrufe tätigen. Die Telefonnummern und E-Mail-Adressen sind verlinkt und können direkt ausgeführt werden.
👥 Mitarbeiter
Liste der Mitarbeiter anzeigen
Im Menü Mitarbeiter erscheint die Liste der Mitarbeiter mit Name, Vorname sowie Tätigkeit.
Mitarbeiter anzeigen
Klicken Sie auf einen Mitarbeiter für detaillierte Daten:
Liste aktualisieren
Aktualisieren Sie die Mitarbeiter-Liste durch "nach unten streichen". Jeder neu angelegte Mitarbeiter wird automatisch in der App geladen.
Mitarbeiter suchen
Geben Sie den Namen des gesuchten Mitarbeiters in das Suchfeld ein:
⚙️ Einstellungen
In diesem Menüpunkt können Sie Ihre persönlichen Daten einstellen: E-Mail-Adresse, Passwort und eigenes Foto.
Sie können ein persönliches Foto aufnehmen und als Icon hinterlegen, das nach der Anmeldung in der App angezeigt wird.
Um Ihr Passwort zu ändern, klicken Sie auf das Symbol des Schlosses. Geben Sie das alte sowie das neue Passwort ein und speichern Sie. Melden Sie sich anschließend ab und mit dem neuen Passwort wieder an.
⚠️ Fehlerbehandlung
Ich kann mich nicht von der App abmelden:
Überprüfen Sie in den Einstellungen der App die eingegebenen Daten. Löschen Sie diese und melden Sie sich bitte erneut an.