Design

Serienbriefe ​

Was ist ein Serienbrief?

Ein Serienbrief ist ein Schreiben, das an mehrere Empfänger versendet wird. Das System ersetzt automatisch Platzhalter (Variablen) durch die persönlichen Daten jedes Empfängers. So erhalten alle einen personalisierten Brief oder eine E-Mail.

Warum brauchen Sie Serienbriefe?

Mit Serienbriefen sparen Sie Zeit bei:

  • Rundschreiben an alle Klienten (z. B. Preisänderungen)
  • Informationen an Mitarbeiter (z. B. neue Regelungen)
  • Mitteilungen an Angehörige oder Ärzte

So finden Sie das Modul:

Startseite → Rechte Navigationsleiste → Serienbriefe

📄 Übersicht & Listendarstellung ​

In der Liste sehen Sie alle erstellten Serienbriefe und Serien-E-Mails.

Das können Sie hier tun:

  • Serienbrief öffnen: Klicken Sie auf einen Eintrag und dann auf Anzeigen.
  • Suchen: Nutzen Sie die Filteroptionen nach Zeitraum, Betreff oder Status.
  • Sortieren: Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift.

➕ Neuen Serienbrief erstellen ​

Serienbrief anlegen

So erstellen Sie einen neuen Serienbrief:

  1. Öffnen Sie das Modul über die rechte Navigationsleiste.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Wählen Sie Brief oder E-Mail.
  4. Wählen Sie die Empfängergruppe (z. B. Klienten, Mitarbeiter, Krankenkassen).
  5. Geben Sie Betreff und Text ein.
Serienbrief anlegen
  1. Fügen Sie Variablen für die Personalisierung ein.
  2. Klicken Sie auf Empfänger und dann Hinzufügen.
  3. Wählen Sie die gewünschten Empfänger aus.
Serienbrief anlegen
  1. Klicken Sie auf Speichern.

TIP

Klicken Sie auf das Augen-Symbol neben dem Empfängerfeld, um alle verfügbaren Variablen anzuzeigen.

🔤 Verfügbare Variablen ​

Nutzen Sie diese Platzhalter, um Ihre Briefe zu personalisieren:

VariableBeschreibung
$[anrede]Anrede (Herr/Frau)
$[begruessung]Briefanrede (Sehr geehrte Frau...)
$[vorname]Vorname
$[name]Nachname
$[strasse]Straße und Hausnummer
$[plz]Postleitzahl
$[ort]Wohnort
$[adresse]Komplette Adresse
$[tel]Telefonnummer
$[mobil]Mobilnummer
$[mail]E-Mail-Adresse

Beispiel:

$[begruessung],

wir möchten Sie über eine wichtige Änderung informieren...

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Pflegeteam

Wird zu:

Sehr geehrte Frau Müller,

wir möchten Sie über eine wichtige Änderung informieren...

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Pflegeteam

✏️ Serienbrief bearbeiten ​

So bearbeiten Sie einen Serienbrief:

  1. Wählen Sie den Eintrag aus und klicken Sie auf Anzeigen.
  2. Klicken Sie auf Ändern.
  3. Passen Sie Text, Betreff oder Empfänger an.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

✉️ Serienbrief versenden ​

Für Briefe (Druck):

  1. Öffnen Sie den Serienbrief.
  2. Klicken Sie auf das Drucker-Symbol.
  3. Das System erstellt ein PDF mit einer personalisierten Seite pro Empfänger.

Für E-Mails:

  1. Setzen Sie den Status auf Freigegeben.
  2. Klicken Sie auf Speichern.
  3. Klicken Sie auf E-Mail Senden.

IMPORTANT

Ohne Freigabe kann keine Serien-E-Mail versendet werden. Prüfen Sie den Status, wenn die Sende-Schaltfläche nicht erscheint.

❌ Serienbrief löschen ​

So löschen Sie einen Serienbrief:

  1. Markieren Sie den Eintrag in der Liste.
  2. Klicken Sie auf Löschen.
  3. Bestätigen Sie mit Ja.

🔧 Einstellungen für E-Mail-Versand ​

SMTP Einstellungen

Voraussetzungen für Serien-E-Mails:

  • Bei den Empfängern muss eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein.
  • Die SMTP-Daten müssen in den Firmendaten eingerichtet sein.
  • E-Mails werden von der Firmen-E-Mail-Adresse versendet.

🗄️ Archivierung von Serienbriefen ​

Serienbriefe können archiviert werden, um die Übersichtlichkeit in der Liste zu verbessern.

So archivieren Sie einen Serienbrief:

  1. Wählen Sie den gewünschten Serienbrief in der Liste aus.
  2. Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Archivieren.

Der Serienbrief wird daraufhin in den archivierten Bestand verschoben und ist in der Standardansicht nicht mehr sichtbar.

So reaktivieren Sie einen archivierten Serienbrief:

  1. Wählen Sie im Filtermenü die Ansicht Archivierte, um archivierte Serienbriefe anzuzeigen.
  2. Wählen Sie den gewünschten Serienbrief aus.
  3. Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Reaktivieren.

Filteroptionen:

Im Filtermenü stehen Ihnen folgende Ansichten zur Verfügung:

  • Aktive — Zeigt nur aktive Serienbriefe an (Standardansicht).
  • Archivierte — Zeigt nur archivierte Serienbriefe an.
  • Alle — Zeigt sowohl aktive als auch archivierte Serienbriefe an.

❓ Häufige Fragen ​

Warum erscheint die Schaltfläche "E-Mail Senden" nicht?

Der Serienbrief muss zuerst auf Status Freigegeben gesetzt und gespeichert werden.

Kann ich Anhänge an Serien-E-Mails hinzufügen?

Nein, Serien-E-Mails werden ohne Anhänge versendet.

Warum werden Variablen nicht ersetzt?

Prüfen Sie, ob die Variable korrekt geschrieben ist und ob die entsprechenden Daten beim Empfänger hinterlegt sind.

An welche Empfängergruppen kann ich schreiben?

Klienten, Mitarbeiter, Ärzte, Betreuer, Angehörige, Verleiher, Krankenkassen und allgemeine Kontakte.

📚 Weiterführende Dokumentation ​