Vorlage

NOTE

Dokumentationsvorlage für meinpflegedienst.com
Die Vorlagen in meinpflegedienst.com werden Ihnen zur Verfügung gestellt. Unter Navigation - Einstellungen - Vorlagen finden Sie Systemvorlagen, welche Sie bearbeiten können, in dem Sie die Systemvorlage kopieren.

Übersicht

Zweck dieses Moduls

Dieses Modul erklärt die Richtlinien zur Erstellung von Vorlagen, ihre Eigenschaften, Datenquellen und Variablen. Ziel ist es, den Prozess der Anpassung und Erstellung eigener Vorlagen verständlich und effizient zu gestalten.

Inhalt dieser Dokumentation

• Anpassung bereits angelegter Systemvorlagen
• Erstellung eigener Vorlagen für die Pflegedokumentation
• Anlagen für die Nutzung im Pflegevertrag

---

📍 Navigation

Pfad zum Modul:
[Navigation] → [Einstellungen] → [Vorlage]

• Vorlage öffnen
  Klicken Sie auf die Ausgewählte Vorlage und dann auf das Druck Button. Der Druck erscheint dann in dem PDF Format.

Ursprung zeigt an, ob es sich um eine eigene Vorlage oder eine Systemvorlage handelt. Datenquelle zeigt den Funktionsbereich an, zum Beispiel Klient. Daraus kann abgeleitet werden, dass die Vorlage, die Sie nutzen möchten, im Modul Klient auffindbar ist.

• Sortierung
  Absteigend oder Aufsteigend, klicken Sie auf die Reihe wo Name steht, somit wird dann die Sortierung aktiviert. ======= Funktionsübersicht:

• Datensatz öffnen
  Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste, um die Detailansicht zu öffnen

• Suchen & Filtern
  Nutzen Sie die Suchfunktion, um gezielt nach Einträgen zu suchen

• Sortierung
  Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften, um die Liste zu sortieren

[Passen Sie die Funktionen an das jeweilige Modul an]

➕ Datensatz anlegen

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Navigation zum Modul
   Öffnen Sie das entsprechende Modul - Vorlage über den Navigationspfad - Einstellung

2. Anlegen-Funktion aufrufen
   Klicken Sie in der Toolbar auf die Schaltfläche "Anlegen" in dem neuen Fenster, passen Sie die Parametar an, der Vorlage die Sie erstlelen möchten.

3. Pflichtfelder ausfüllen
   In dieser Erfassung gibt es keine Pflichtfelder

4. Optionale Felder ergänzen
   Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Informationen, wie Bemerkung oder die Fusszeilen.

5. Speichern
   Klicken Sie auf "Speichern", um den Datensatz anzulegen

IMPORTANT

Anleitung: Vorlagenerstellung & Workflow

1. Der Workflow Ihre Vorlagen werden an zentraler Stelle im System ausgegeben. Um ein Dokument zu generieren, folgen Sie diesem Pfad: Klient → Klient auswählen → Anzeigen → Druck

2. Nutzung von Variablen (Platzhalter) Verwenden Sie Variablen zur Automatisierung. Das System gleicht diese beim Druckvorgang automatisch mit den Klientendaten ab.

• Funktionsweise: Überall dort, wo eine Variable (z. B. $[klientVorname]$) steht, fügt das System beim PDF-Export den echten Wert ein.
• Ihr Vorteil: Eine einzige Vorlage funktioniert für den gesamten Klientenstamm.

3. Planung der Formatierung Legen Sie das Layout fest, bevor Sie mit der inhaltlichen Gestaltung beginnen:

• Hochformat: Ideal für Standardbriefe, Berichte und Protokolle.
• Querformat: Bestens geeignet für breite Tabellen oder Listen.

⚠️ Wichtiger Hinweis: Die finale Ausgabe erfolgt immer im PDF-Format. Prüfen Sie die Ausrichtung zwingend vor der Erstellung, um spätere Zeilenumbrüche oder Layoutfehler zu vermeiden.

💡 Tipp: Kopf- und Fußzeilen

Bereits zentral erstellte Kopf- und Fußzeilen können Sie auch in Ihren eigenen Vorlagen wiederverwenden.

Konfiguration und Druck von Pflegeverträgen & Anlagen

1. Erstellung der Vertragsvorlage

Die Erstellung Ihrer Vertragsvorlagen erfolgt über den folgenden Pfad im System: Navigation → Einstellungen → Vertragsvorlage

2. Integration von Anlagen

Damit eine Vorlage vom System korrekt als Anhang erkannt und in den Vertrag integriert wird, ist eine wichtige Einstellung nötig:

• Wählen Sie bei der Erstellung unter der Option "Art" zwingend "Anlage" aus.

3. Funktionsweise beim PDF-Druck

Wenn Sie einen Pflegevertrag generieren, setzt das System das finale Dokument automatisch aus mehreren Bausteinen zusammen:

• Hauptinhalt: Der Vertragstext wird aus der von Ihnen definierten Vertragsvorlage generiert.
• Dynamische Auswahl: Zusätzlich werden alle von Ihnen für diesen Fall ausgewählten Anlagen in das PDF aufgenommen.
• Layout & Sortierung: Das System sorgt für eine saubere Trennung. Jede Anlage beginnt auf einem neuen Blatt Papier und wird in der festgelegten Reihenfolge nacheinander dargestellt.

🛠️ Bearbeitung von Vorlagen

Systemvorlagen sind schreibgeschützt und können nicht direkt bearbeitet werden. Dies stellt sicher, dass die Standardstrukturen stets erhalten bleiben.

Effizientes Arbeiten durch Kopieren Um Zeit zu sparen und nicht bei Null anfangen zu müssen, nutzen Sie vorhandene Strukturen als Bausteine:

1. Durchsuchen Sie die Systemvorlagen nach einem passenden Entwurf.
2. Erstellen Sie eine Kopie der gewünschten Vorlage.
3. Bearbeiten Sie die Kopie nach Ihren individuellen Anforderungen.

Struktur und Anpassungen In der rechten Spalte des Editors wird Ihnen jederzeit die komplette Struktur der Vorlage angezeigt.

CAUTION

Hinweis zur Formatierung Anpassungen sind flexibel möglich, sollten jedoch mit Bedacht vorgenommen werden. Da die Vorlagen präzise vorkonfiguriert sind, können umfangreiche Änderungen an den Bausteinen Auswirkungen auf das finale Layout und die Formatierung haben.

🏗️ Vorlagen-Baumstruktur: Das Fundament

Was sind Tabellen in diesem Kontext? Die Tabelle ist der erste und wichtigste Baustein bei der Erstellung einer Vorlage. Ohne eine Tabelle kann keine Vorlage generiert werden, da sie als strukturelles Gerüst dient.

Warum sind Tabellen zwingend erforderlich? Innerhalb der Tabellenstruktur erfolgt die gesamte Organisation Ihrer Daten:

• Zeilen & Spalten: Sie definieren das Raster, in dem die Informationen platziert werden.
• Texteingabe: Erst innerhalb dieser Zellen werden die eigentlichen Inhalte und Texte erfasst.

NOTE

Betrachten Sie die Tabelle als das „Skelett“ Ihrer Vorlage – jede Information benötigt einen fest zugewiesenen Platz in einer Zelle, um korrekt im PDF ausgegeben zu werden.

Was ist eine Zeile? Die Zeile fungiert als Träger für Datenfelder. Die Zeile besteht aus der Datenquelle:

1. Datenliste
2. Monatstage
3. Monate

📏 Spaltenverwaltung und Layout-Tricks

Bei der Erstellung von Tabellenstrukturen (z. B. wenn Sie zehn leere Spalten benötigen) müssen technische Besonderheiten beachtet werden:

1. Tabellenbau: Fügen Sie zuerst die Tabelle und anschließend die benötigte Anzahl an Spalten ein.
2. Design: Definieren Sie hier die Breite sowie die Farbe der Rahmen für jede Spalte.
3. Die "Inhaltspflicht": Jedes Feld, in dem eine Spalte genutzt wird, muss zwingend Text enthalten. Leere Felder führen beim Druckvorgang zu einem Systemfehler.
   • Lösung: Falls kein Text sichtbar sein soll, geben Sie ein Zeichen (z. B. ein Leerzeichen oder einen Punkt) ein und formatieren Sie die Schriftfarbe auf Weiß. So bleibt das Feld für den Nutzer unsichtbar, aber das System erkennt es als befüllt an.

---

💾 Datensicherheit durch Zwischenspeichern

Um den Verlust Ihrer Arbeit bei komplexen Anpassungen zu vermeiden, wird folgendes Vorgehen empfohlen:

• Regelmäßigkeit: Sichern Sie Ihre Änderungen nach jedem größeren Arbeitsschritt.
• Der "Speichern-und-Weiter"-Zyklus: Klicken Sie auf Speichern und rufen Sie danach sofort wieder den Bearbeitungsmodus (Ändern) auf.
• Verbindungsschutz: Längere Bearbeitungszeiten bergen das Risiko von Internet-Unterbrechungen. Durch regelmäßiges Speichern minimieren Sie den Datenverlust im Falle eines Verbindungsabbruchs.

✏️ Datensatz bearbeiten

1. Bearbeiten-Modus aktivieren
   Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ in der Toolbar

2. Änderungen vornehmen
   Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in den Feldern vor

3. Speichern
   Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen

❌ Vorlage löschen

1. Sie wählen die Vorlage aus, rechten Mausklick und dann auf löschen.

❌ Datensatz löschen

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Datensatz auswählen
   Markieren Sie den zu löschenden Datensatz in der Liste

2. Löschen-Funktion aufrufen
   Klicken Sie in der Toolbar auf die Schaltfläche „Löschen“

3. Bestätigung
   Bestätigen Sie den Löschvorgang im Dialogfenster

WARNING

Gelöschte Datensätze können nicht wiederhergestellt werden. Besser ist es die Vorlage zu archivieren.

📥 Vorlage Archivieren

1. Datensatz auswählen
   Markieren Sie den zu archivierenden Datensatz - Vorlage.

2. Archivieren-Funktion aufrufen
   Klicken Sie auf "Archivieren" in der Toolbar.

3. Archivierte Datensätze anzeigen
   Aktivieren Sie den Filter "Archivierte anzeigen", um archivierte Einträge sichtbar zu machen

🖨️ Drucken & Exportieren

Druckfunktion:

1. Datensatz oder Liste öffnen
   Öffnen Sie die gewünschte Vorlage.

2. Druckvorschau aufrufen
   Klicken Sie auf das Drucker-Symbol in der Toolbar.

3. Drucken oder als PDF speichern
   Starten Sie den Druckvorgang oder speichern Sie als PDF-Datei

Verfügbare Exportformate:

• PDF-Dokument
• Excel-Tabelle - erstellt eine Excel-Tabelle mit der auflistung der Vorlage

❓ Kurze FAQ: Vorlagenverwaltung

Wie bearbeite ich eine Vorlage? Systemvorlagen sind schreibgeschützt; erstellen Sie eine Kopie, um Änderungen vorzunehmen. Nutzen Sie dabei die Baumstruktur in der rechten Spalte zur Orientierung.

Was muss ich beim Tabellen-Layout beachten? Tabellen sind das Pflicht-Gerüst jeder Vorlage. Jedes Feld muss befüllt sein – nutzen Sie ggf. ein weißes Zeichen als unsichtbaren Platzhalter, um Druckfehler zu vermeiden.

Wie automatisiere ich die Klientendaten? Verwenden Sie Variablen (z. B. $[klientVorname]$), die beim PDF-Export automatisch durch die echten Daten ersetzt werden.

Wie werden Anlagen im Pflegevertrag gehandhabt? Markieren Sie die Vorlage als „Anlage“, damit sie beim Vertragsdruck wählbar ist. Jede Anlage beginnt im PDF automatisch auf einer neuen Seite.

Wie sichere ich meine Arbeit ab? Speichern Sie nach jedem Schritt zwischen und nutzen Sie die Archivierung statt der Löschfunktion, da gelöschte Daten nicht wiederhergestellt werden können.

---

Letzte Aktualisierung: 20.02.2026

Version: [1]