Release 4.32 - Serienmail, Teamzuordnung, Tourenplan

Serienmails

Mit dem neuesten Release unserer Software bieten wir Ihnen eine neue Funktion: Ab sofort können Sie nicht mehr nur Serienbriefe, sondern auch Serienmails versenden! Das bedeutet für Sie eine noch effizientere und schnellere Kommunikation mit Ihren Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern. Sie müssen nicht mehr jeden Empfänger einzeln anschreiben, sondern können mit nur einem Klick Ihre Nachricht an eine Vielzahl von Empfängern versenden. Ob Einladungen zu Veranstaltungen, wichtige Informationen oder Werbeaktionen - mit unseren Serienmails erreichen Sie Ihre Zielgruppe im Handumdrehen. Überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit unserer Software und nutzen Sie die neuen Möglichkeiten, die Ihnen das Release bietet!

In der E-Mail ist es erforderlich, sowohl den Betreff als auch den Textinhalt anzugeben. Beim Verfassen des Textes haben Sie die Möglichkeit, den Inhalt individuell zu gestalten. Zudem besteht die Option, sowohl im Betreff als auch im Text sogenannte Variablen einzufügen, welche anschließend entsprechend ersetzt werden. Eine Übersicht der verfügbaren Variablen finden Sie in der zugehörigen Dokumentation unter folgendem Link: Variablen.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass unsere E-Mail-Funktion nur für Empfängerinnen und Empfänger verfügbar ist, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Wir verstehen, dass Sie möglicherweise enttäuscht sind, wenn Sie versuchen, eine E-Mail an jemanden zu senden, der keine E-Mail-Adresse angegeben hat. Es steht Ihnen frei, die Empfänger selektiv auszuwählen. Die möglichen Empfänger sind:
* Klienten
* Mitarbeiter
* Ärzte
* Betreuer
* Verleiher
* Kontakte
* Angehörigen

Nachdem Sie den Serienmail verfasst und die Empfänger ausgewählt haben, ist es notwendig, die E-Mail freizugeben. Erst nach erfolgter Freigabe ist es möglich, die E-Mails zu versenden. Die E-Mails werden anschließend in Teilmengen versandt. Während der Serienmail im Status "E-Mails werden gesendet" ist, können keine Änderungen vorgenommen werden.

Sobald der Serienmail vollständig versendet wurde, wechselt dieser automatisch in den Status "gesendet". Anschließend können Sie in der Empfängerliste überprüfen, ob alle E-Mails erfolgreich zugestellt wurden. Für jeden Empfänger wird der Status "gesendet" oder "Fehler" angezeigt. Im Falle eines Fehlers wird zudem die Fehlermeldung angegeben, welche den Grund für die fehlgeschlagene Zustellung erläutert.

Die Serienmails werden stets von der E-Mail-Adresse des Pflegedienstes versandt, welche in den Unternehmensdaten hinterlegt ist. Es ist zwingend erforderlich, die SMTP-Daten der E-Mail-Adresse zu hinterlegen, um eine erfolgreiche Übermittlung der E-Mails zu gewährleisten.

Teamzugehörigkeit

Mit dem neuen Release haben Sie nun die Möglichkeit, Mitarbeiter und Klienten zeitlich einem Team zuzuordnen.

Beispielsweise können Sie, wenn ein Mitarbeiter lediglich zwei Monate in einem Team tätig war, diesen nun zeitlich begrenzt zuordnen, anstatt ihn aus dem Team zu entfernen. Dies ermöglicht die Nachverfolgung der Teamzusammensetzung sowie das nachträgliche Ausdrucken von Dienstplänen mit allen Mitarbeitern. Sie können Mitarbeiter auch im Voraus zu einem Team hinzufügen, wenn sie erst im nächsten Monat ihre Arbeit im Team aufnehmen werden.

Die gleiche Funktion steht auch für Klienten zur Verfügung. Sie können Klienten zeitlich begrenzt einem Team zuweisen, was sich auf den Tourenplan auswirkt, da nur Klienten aus dem entsprechenden Zeitraum als offene Einsätze für ein Team angezeigt werden. Wenn keine zeitliche Zuordnung vorhanden ist, sind Mitarbeiter oder Klienten dauerhaft dem Team zugeordnet.

Sie können für Mitarbeiter oder Klienten mehrere zeitliche Zuordnungen verwalten, sodass ein Mitarbeiter beispielsweise in verschiedenen Perioden einem Team angehören kann. In der Übersicht der Mitarbeiter und Klienten wird stets die letzte Periode angezeigt.

Die Verwaltung der zeitlichen Zuordnungen erfolgt über den Sanduhr-Button. Wählen Sie zunächst den Klienten oder Mitarbeiter aus und klicken Sie dann auf die Sanduhr. Daraufhin öffnet sich die Tabelle mit den Einträgen. In der Tabelle können Sie neue Einträge hinzufügen, bestehende bearbeiten oder löschen. Änderungen wirken sich unmittelbar auf die Planung im Dienst- und Tourenplan aus.

Tourenplan

In der Tourenplanung werden nun auch Feiertage angezeigt. Dies ermöglicht Ihnen, bereits während der Planung über diese Information zu verfügen und die Planung entsprechend anzupassen.

Darüber hinaus wird nun auch die Dauer der einzelnen Einsätze, die in der Leistungsplanung veranschlagt sind, berechnet. Bisher wurde keine Dauer für die Einsätze ermittelt und musste mühsam im Tourenplan angepasst werden. Für die nach Tagesplanung geplanten Einsätze wird nun die Einsatzdauer anhand des Produkts aus Dauer in Minuten und Anzahl der Einheiten ermittelt. Wenn Sie etwa eine Haushaltshilfe planen und die Dauer pro Einheit 10 Minuten beträgt, wird die Einsatzdauer automatisch auf 30 Minuten berechnet, wenn Sie den Einsatz mit drei Einheiten planen.

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