Release 4.49 - Arbeitsvertrag für die Mitarbeiter

Arbeitsvertrag

Die Verträge der Mitarbeiter finden Sie in der Navigation unter Mitarbeiter->Arbeitsvertrag. Hier können Sie alle Verträge der Mitarbeiter einsehen und verwalten. Sie haben die Möglichkeit, neue Verträge anzulegen, bestehende Verträge zu bearbeiten oder zu löschen. Zudem können Sie den Status der Verträge anpassen und die Vertragsvorlagen für die Mitarbeiter anpassen.

Vertrag anlegen

Um einen neuen Vertrag zu erstellen, klicken Sie auf den Button „Anlegen“. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den entsprechenden Mitarbeiter sowie eine Vertragsvorlage auswählen können. Die gewählte Vorlage wird automatisch in den neuen Vertrag übernommen.

Nach der Auswahl der Vorlage öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem die Daten aus der gewählten Vorlage bereits hinterlegt sind. Sie haben nun die Möglichkeit, die Gültigkeit des Vertrags festzulegen. Standardmäßig ist der Vertrag ab dem aktuellen Datum gültig, während das Bis-Datum nicht automatisch gesetzt wird und bei Bedarf manuell eingetragen werden kann.

Der Vertrag kann in allen Bereichen individuell angepasst werden – von den Daten der Vertragspartner bis hin zu den einzelnen Absätzen. So lassen sich die Vertragsinhalte flexibel auf die jeweiligen Gegebenheiten und spezifischen Anforderungen abstimmen.

Jeder Vertrag erhält automatisch eine eindeutige Nummer. Diese Nummer erleichtert die Suche, Organisation und Verwaltung der Verträge, sodass sie jederzeit schnell und übersichtlich auffindbar sind.

Anlage zum Vertrag hinzufügen

Ein Vertrag kann durch eine oder mehrere Anlagen ergänzt werden. Diese können beispielsweise Zusatzvereinbarungen enthalten, die bestimmte Vertragsbedingungen detaillieren oder erweitern. Sie haben die Möglichkeit, beliebig viele Anlagen hinzuzufügen, um alle relevanten Vertragsbestandteile vollständig zu erfassen.

Um eine Anlage einzufügen, klicken Sie auf den Button „Anlage hinzufügen“. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die gewünschte Anlage auswählen können. Nach der Auswahl wird diese automatisch in den Vertrag integriert.

Die Anlage kann – ebenso wie der Vertrag selbst – individuell an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den Inhalt zu bearbeiten, neue Absätze hinzuzufügen oder bestehende Abschnitte zu ändern. Falls die Anlage nicht mehr benötigt wird, kann sie problemlos aus dem Vertrag entfernt werden.

Vertrag drucken

Ein Vertrag kann jederzeit ausgedruckt werden. Klicken Sie dazu auf den Button „Drucken“, um eine PDF-Datei zu generieren. Diese Datei kann anschließend gespeichert oder direkt ausgedruckt werden. Falls der Vertrag Anlagen enthält, werden diese automatisch mit ausgedruckt.

Alternativ besteht die Möglichkeit, Verträge zentral über das Druckzentrum auszudrucken, sodass mehrere Dokumente gleichzeitig verarbeitet werden können.

Status des Vertrags

Der Status ermöglicht es Ihnen, den aktuellen Fortschritt eines Arbeitsvertrags festzulegen und jederzeit nachzuvollziehen. Dadurch behalten Sie den Überblick über die einzelnen Schritte im Vertragsprozess. Beim Anlegen eines neuen Vertrags wird der Status "in Bearbeitung" automatisch vergeben. Falls erforderlich, kann er manuell angepasst werden, um den aktuellen Bearbeitungsstand des Vertrags klar zu kennzeichnen.

Folgendes sind die Status, die Sie für den Arbeitsvertrag verwenden können:

• in Bearbeitung: Der Arbeitsvertrag ist noch nicht vollständig ausgefüllt und muss noch bearbeitet werden.
• freigegeben: Der Vertrag ist vollständig und wird freigegeben. Nach der Freigabe kann das Dokument nicht mehr geändert werden.
• gedruckt: Der Vertrag ist ausgedruckt.
• unterschrieben: Der Vertrag ist von allen Vertragspartner unterschrieben.
• abgelehnt: Der Vertrag ist von einem der Vertragspartner abgelehnt.

Vertragsvorlagen

Neben den Arbeitsverträgen können Sie auch Vorlagen für ergänzende Dokumente, sogenannte Anlagen, hinterlegen. Dazu zählen unter anderem Datenschutzerklärungen und Zusatzvereinbarungen, die bei Bedarf automatisch in den Vertrag aufgenommen werden können.

Bisher konnten Vertragsvorlagen ausschließlich für Klienten erstellt werden. Diese Funktion wurde nun erweitert, sodass sie auch für Mitarbeiter genutzt werden kann. Die Verwaltung und Anpassung der Vertragsvorlagen erfolgt über Einstellungen → Textbausteine → Vertragsvorlagen.

Vorlagen anlegen

Es besteht die Möglichkeit, eine Vorlage für einen Vertrag oder eine Anlage zu erstellen. Klicken Sie dazu auf den Button „Anlegen“ und wählen Sie die entsprechende Option für den Mitarbeiter aus.

Jeder Vertrag benötigt einen Namen. Die Vertragspartner werden automatisch eingetragen, können jedoch bei Bedarf geändert werden. Dabei ist Partner 1 der Arbeitgeber und Partner 2 der Arbeitnehmer.

Sie haben die Möglichkeit, dem Vertrag beliebig viele Absätze hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf den Button „Absatz hinzufügen“. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Titel sowie den Inhalt des Absatzes eingeben können.

Im Feld „Sortierung“ bestimmen Sie die Reihenfolge der Absätze innerhalb des Vertrags. Standardmäßig wird ein neuer Absatz am Ende der Liste eingefügt. Falls eine andere Anordnung gewünscht ist, können die Nummern der Absätze entsprechend angepasst werden.

Zusätzlich besteht die Option, festzulegen, ob ein Absatz beim Drucken auf einer neuen Seite beginnen soll, um eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Einstellungen

In den Vorlageneinstellungen haben Sie die Möglichkeit, die Bezeichnungen der Vertragspartner individuell anzupassen. Standardmäßig sind diese als „Arbeitgeber“ und „Arbeitnehmer“ hinterlegt. Falls Sie abweichende Bezeichnungen verwenden möchten, können Sie diese entsprechend ändern. Die angepassten Namen werden anschließend automatisch im Vertrag übernommen.

Darüber hinaus lässt sich festlegen, ob eine Unterschrift erforderlich ist. Diese Einstellung kann für jeden Vertragspartner separat definiert werden. So besteht beispielsweise die Möglichkeit, festzulegen, dass der Vertrag nur von einem der Vertragspartner unterzeichnet werden muss.

Anlage - Zusatzvereinbarung

Eine Anlage stellt eine Zusatzvereinbarung dar, die einem Vertrag hinzugefügt werden kann. In den Vorlagen besteht die Möglichkeit, verschiedene Anlagen zu erstellen, die bei der Vertragserstellung flexibel verwendet werden können. Dadurch lassen sich individuelle Ergänzungen zum Hauptvertrag einfach verwalten und anpassen.

Im Gegensatz zum eigentlichen Vertrag enthält eine Anlage keine Vertragspartner, sondern besteht lediglich aus einem Titel und mehreren Absätzen. Falls erforderlich, kann über die Einstellungen festgelegt werden, ob Unterschriften in die Anlage integriert werden sollen. Dies ermöglicht eine flexible Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Vertragsdokuments.

Testdruck der Vorlage

Jede Vorlage kann zum Test ausgedruckt werden, um sicherzustellen, dass sie Ihren Vorstellungen entspricht. Klicken Sie dazu auf den Button „Drucken“. Die Vorlage wird als PDF-Datei generiert, die Sie anschließend speichern oder direkt ausdrucken können.

Unterschrift pro Woche – §41 und §43b SGB XI

In einigen Bundesländern ist es erforderlich, dass Klienten den Leistungsnachweis wöchentlich unterschreiben. Diese Funktion wurde nun in die Software integriert, sodass die wöchentliche Unterschriftspflicht auch für die Leistungsarten nach §41 und §43b SGB XI genutzt werden kann. Damit wird sichergestellt, dass die gesetzlichen Vorgaben erfüllt und die Dokumentation entsprechend den Anforderungen erleichtert werden.

Kostenvoranschlag ohne Unterschriften

Für den Kostenvoranschlag steht nun eine neue Druckoption zur Verfügung, die keine Unterschrift erfordert. Diese Variante ist besonders nützlich, wenn der Kostenvoranschlag an einen Kostenträger übermittelt werden soll, der keine Unterschrift benötigt.

Der Ausdruck befindet sich an derselben Stelle wie die Version des Kostenvoranschlags mit Unterschrift und kann dort jederzeit ausgewählt werden.

Filter für die Klienten nach §37.3 SGB XI

Um die Planung der Einsätze nach §37.3 SGB XI übersichtlicher und effizienter zu gestalten, wurde ein neuer Filter eingeführt. Mit der Option „Ungeplante Einsätze“ können gezielt alle noch nicht verplanten Einsätze angezeigt werden. Dies erleichtert die Einsatzplanung und stellt sicher, dass keine offenen Einsätze übersehen werden.

Dienstplan - Legende

Um den Anforderungen des MDK gerecht zu werden, wurde die Legende im Dienstplan überarbeitet. Neben den Arbeitszeiten einer Schicht wird nun auch die Dauer der Pause angezeigt. Diese Anpassung sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit und eine genauere Dokumentation der Arbeitszeiten.

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