Release 4.53 - Monatliche Tourenplanung

Die monatliche Tourenplanung ist eine neue Funktion, mit der Sie Touren für den gesamten Monat anzeigen und planen können. Jeder einzelne Tag lässt sich individuell bearbeiten, während Sie die gesamte Monatsplanung strukturiert im Blick behalten.

Diese Erweiterung unterstützt Sie dabei, Ihre Einsätze übersichtlich zu organisieren und schafft mehr Planungssicherheit im Pflegealltag.

Monatsübersicht

Die neue Monatsübersicht ermöglicht Ihnen, den kompletten Tourenplan eines einzelnen Mitarbeitenden für einen ganzen Monat auf einen Blick darzustellen. Dies bietet Ihnen eine übersichtliche Darstellung aller geplanten Einsätze und vereinfacht die tägliche sowie monatliche Dienstplanung erheblich.

Jeder Tag innerhalb dieser Übersicht ist mit einem Stift-Symbol versehen. Über dieses Symbol können Sie den jeweiligen Tag einzeln öffnen, die zugehörigen Touren anzeigen und bei Bedarf direkt bearbeiten. So lassen sich Änderungen schnell und gezielt vornehmen, ohne die Übersicht verlassen zu müssen.

Ein weiterer Vorteil: Mit nur einem Klick können Sie den gesamten Monatsplan aus dieser Ansicht heraus für die Mobil-App freigeben. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden ihren aktuellen Plan bequem auf dem Smartphone einsehen und nutzen können – ohne zusätzlichen Aufwand.

Einstellungen

Die Standardansicht der Tourenplanung kann in den Einstellungen unter „Firmendaten“ angepasst werden. So legen Sie fest, ob die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht beim Öffnen der Tourenplanung standardmäßig angezeigt wird.

Tagesansicht

Die Tagesansicht innerhalb der Tourenplanung ist so gestaltet, dass Sie Ihre täglichen Einsätze besonders übersichtlich und effizient verwalten können. Der Bildschirm ist dabei in zwei funktionale Bereiche aufgeteilt:

Linke Seite: Tourenplan pro Tag
Hier sehen Sie eine zeitlich geordnete Liste aller geplanten Einsätze für den ausgewählten Tag. Die Einsätze sind in der Reihenfolge dargestellt, wie sie auch im Tourenplan des Mitarbeitenden ablaufen sollen. Hier sind die grundlegenden Informationen wie Uhrzeit, Klient:in und Fahrzeit zum nächsten Einsatz angezeigt.

Rechte Seite: Einsatzdetails
Sobald Sie auf einen Einsatz in der linken Spalte klicken, erscheinen auf der rechten Seite die detaillierten Informationen zu diesem Einsatz.

Durch diese zweigeteilte Darstellung können Sie schnell zwischen verschiedenen Einsätzen wechseln, ohne den Tageskontext zu verlieren. Änderungen oder Ergänzungen an einem Einsatz lassen sich direkt im rechten Bereich vornehmen, ohne dass die Ansicht neu geladen oder verlassen werden muss.

Zugriff auf die Tagesansicht
Die Tagesansicht lässt sich sowohl aus der Wochenansicht als auch aus der Tagessicht öffnen.

Aktionen in der Tagessicht

Die Tagesansicht bietet Ihnen verschiedene Funktionen, mit denen Sie die tägliche Tourenplanung effizient verwalten können:

Freigabe für die Mobil-App:
Der Tourenplan eines Tages kann direkt aus der Tagesansicht für die Mobil-App freigegeben werden. Mitarbeitende sehen dann alle geplanten Einsätze für diesen Tag in ihrer App.

Tourenplan drucken:
Über die integrierte Druckfunktion lässt sich der Tourenplan für den jeweiligen Tag als PDF-Dokument ausgeben und ausdrucken – beispielsweise zur Ablage, Dokumentation oder für Aushänge.

Statusanzeige der Planung:
In der Tagesansicht sehen Sie auch den aktuellen Freigabestatus des Tourenplans. Dabei wird angezeigt, wann und von wem der Plan erstellt bzw. freigegeben wurde. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über den Planungsstand und mögliche Änderungen.

Schneller Tageswechsel:
Um schneller zwischen den einzelnen Tagen zu wechseln, können Sie den Button „Nächster Tag“ verwenden. Damit gelangen Sie direkt zur Planung des folgenden Kalendertags – ohne zurück zur Wochen- oder Monatsansicht zu wechseln.

Details in der Tagesansicht

Die Detailansicht innerhalb der Tagesansicht bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über alle relevanten Informationen zu den einzelnen Einsätzen. Sobald ein Einsatz ausgewählt wird, werden auf der rechten Seite folgende Daten angezeigt:

• Uhrzeit und geplante Dauer des Einsatzes
• Fahrzeit zum nächsten Einsatz, sofern verfügbar
• Leistungsarten, die dem Einsatz zugeordnet sind (z. B. Behandlungspflege, Grundpflege, Hauswirtschaft)
• Einzelleistungen und Dokumentationseinträge aus der Digitalen Mappe des Klienten

Diese Informationen ermöglichen eine gezielte Kontrolle, Nachbearbeitung oder auch Anpassung einzelner Einsätze – direkt aus der Tagesansicht heraus.

Spezielle Informationen bei Diensten und sonstigen Einsätzen: Für Diensteinsätze (z. B. Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft) sowie sonstige Einsätze (z. B. Fahrdienste, Hausbesuche ohne Klientenkontakt) werden zusätzlich folgende Daten angezeigt:

• geplante Uhrzeiten (Start und Ende)
• zugeordnetes Fahrzeug (falls ein Dienstfahrzeug verwendet wird)
• ggf. interne Hinweise oder Bemerkungen zur Einsatzart

Diese Detailansicht stellt sicher, dass Sie jederzeit alle einsatzbezogenen Informationen im Blick haben – sowohl für pflegerische als auch organisatorische Tätigkeiten.

Umsatz und Budget in der Detailansicht

In der Detailansicht eines Klienteneinsatzes werden jetzt Umsatz- und Budgetdaten direkt angezeigt. Diese Funktion bietet Ihnen eine transparente Übersicht über die finanzielle Planung pro Klient:in – bezogen auf Besuch, Leistungsart und aktuellen Monat.

In der Detailansicht werden der Umsatz und das Budget eines Klienten pro Leistungsart angezeigt. Dabei wird sowohl der Umsatz pro Besuch als auch der kumulierte Umsatz für den aktuellen Monat dargestellt. Zusätzlich wird – sofern vorhanden – das hinterlegte Budget zur jeweiligen Leistungsart angezeigt. Dies betrifft ausschließlich Leistungsarten, für die ein Budget im System erfasst ist. Dazu zählen: § 45b, § 39, § 36 und § 45a SGB XI. Bei § 36 SGB XI wird der Sachleistungsbetrag automatisch auf Basis des Pflegegrads des Klienten berechnet und dargestellt.

Hier ist die Erklärung der einzelnen Spalten

• Leistungsart Abrechnungscode nach SGB, z. B. SGB_V_37, SGB_XI_36, SGB_XI_45b
• Besuch in € - Umsatz pro Einzelbesuch
• Monat in € - Gesamter Umsatz für diese Leistungsart im aktuellen Monat
• Budget in € - Pflegekassenbudget für diese Leistungsart (falls vorhanden)
• Rest in € - Differenz zwischen Monatsumsatz und Budget – positiv oder negativ
• Rest in % - Prozentuale Ausschöpfung des Budgets

Planungssicherheit durch Budgetübersicht
Mit der integrierten Anzeige von Umsatz und Budget behalten Sie jederzeit den Überblick über die wirtschaftliche Auslastung Ihrer Leistungen beim Klienten. So können Sie gezielt erkennen, ob das vorhandene Budget vollständig ausgeschöpft ist oder noch Potenzial besteht – und bei Bedarf frühzeitig Anpassungen an der Tourenplanung vornehmen.

Ändern in Tagessicht

Wenn Sie in der Tagessicht Änderungen vornehmen, wird die Ansicht zur besseren Übersicht in drei Bereiche aufgeteilt:

Linker Bereich – Planungselemente und Filteroptionen
Hier finden Sie alle Elemente, die für den ausgewählten Tag eingeplant werden können. Dazu gehören:

• offene Einsätze
• sonstige Einsätze
• Dienste
• Stammtouren
• Klienten

Zusätzlich können Sie über eine Auswahl steuern, welche Einsätze angezeigt werden sollen:

• Eigene - zeigt nur Einsätze von Klient:innen, denen der aktuelle Mitarbeitende als bevorzugte Pflegekraft zugewiesen ist.
• Team - zeigt alle Einsätze, die dem aktuell ausgewählten Team zugeordnet sind.
• Alle - zeigt sämtliche Klient:innen und Einsätze im System – unabhängig von Team- oder Pflegekraftzuordnung.

Mittlerer Bereich – Tagesplan
In der Mitte sehen Sie den Tourenplan für den ausgewählten Tag. Hier werden alle geplanten Einsätze chronologisch dargestellt. Sie können neue Einsätze per Drag-and-Drop hinzufügen oder bestehende Einträge anpassen.

Rechter Bereich – Einsatzdetails Sobald Sie einen Einsatz im Tagesplan auswählen, werden im rechten Bereich die Details zum jeweiligen Einsatz angezeigt – inklusive Uhrzeit, Dauer, Leistungsarten, Dokumentationseinträge und weiterer Informationen.

Zudem steht Ihnen eine Suchfunktion für Klienten und Einsätze zur Verfügung. Geben Sie dazu einfach mindestens zwei Buchstaben in das Suchfeld ein – die Suche startet automatisch und zeigt Ihnen passende Ergebnisse zur schnellen Auswahl.

Optimierte Bearbeitungssperren in der Tourenplanung

Zur besseren Koordination bei der Bearbeitung von Tourenplänen wurde die Logik der Bearbeitungssperren überarbeitet.

Die Sperren stellen sicher, dass immer nur eine Person gleichzeitig einen Tourenplan für denselben Mitarbeitenden und Zeitraum bearbeiten kann, um Konflikte zu vermeiden.

Dank der Überarbeitung ist es jetzt möglich, dass:

• mehrere Nutzer gleichzeitig Tourenpläne unterschiedlicher Mitarbeitender am gleichen Tag bearbeiten können,
• die Sperren zielgerichtet und flexibel in der Tages- und Wochenansicht gesetzt und wieder aufgehoben werden.

Diese Anpassung sorgt für eine effizientere Planung und bessere Verteilung der Arbeitslast, insbesondere bei parallelem Arbeiten im Team.

Neue Berechtigung: „Tourenplan-Monatssicht“

Mit dem neuen Release wurde die Berechtigung „Tourenplan-Monatssicht“ eingeführt. Damit kann festgelegt werden, dass Mitarbeitende ihren eigenen Tourenplan für einen gesamten Monat einsehen und bearbeiten dürfen – unabhängig von der zentralen Dienstplanung. Diese Funktion unterstützt eine bessere Selbstorganisation.

Bei der Planung in der Monatssicht kann der Mitarbeitende ausschließlich Einsätze und Klienten einplanen, zu denen er oder sie als bevorzugte Pflegekraft zugewiesen ist, und die innerhalb des eigenen Zuständigkeitsbereichs liegen. Dies stellt sicher, dass die Planung kontrolliert und datenschutzkonform erfolgt, ohne Zugriff auf fremde Klienten oder Touren anderer Mitarbeitenden.

Korrekte Anzeige von Stornorechnungen in der Rechnungsstatistik

In der Rechnungsstatistik werden Stornorechnungen jetzt mit negativen Beträgen ausgewiesen. Dadurch wird die Summenbildung korrekt dargestellt und ermöglicht eine präzisere Analyse Ihrer Abrechnungsdaten.

Bessere Kennzeichnung abgelaufener Verordnungen

In der Verordnungsübersicht werden abgelaufene Verordnungen nun deutlicher hervorgehoben – insbesondere solche, die seit mehr als 7 Tagen abgelaufen sind und für die noch keine Folgeverordnung vorliegt.

Diese visuelle Kennzeichnung unterstützt Sie dabei, wichtige Verordnungen schneller zu erkennen und rechtzeitig zu bearbeiten, um eine lückenlose Versorgung sicherzustellen.

Erweiterung der Arzt-Stammdaten um KIM-Mail

Bei Ärzt:innen kann nun eine KIM-Mail-Adresse im System erfasst werden. Diese wird automatisch in der Übersicht der Ärzte angezeigt, sodass Sie die Adresse jederzeit bequem einsehen können. Das erleichtert den Versand von KIM-Nachrichten und verbessert die Kommunikation mit den behandelnden Ärzt:innen.

Neue Kennzahl in der Umsatzprognose

In der Umsatzprognose können Sie nun zusätzlich die Ausschöpfung in Prozent anzeigen lassen. Dadurch erhalten Sie eine noch bessere Einschätzung der aktuellen Auslastung sowie des voraussichtlichen Umsatzes Ihres Pflegedienstes. Denn mit der Prozentanzeige können Sie schnell erkennen, wie viel von Ihrem Budget bereits ausgeschöpft ist und wie viel noch verfügbar ist.

Änderungen an Abrechnungskonten im Überblick

Änderungen an Abrechnungskonten werden jetzt direkt in der Übersicht kenntlich gemacht. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können Anpassungen schnell erkennen und nachvollziehen – für mehr Transparenz und Kontrolle bei der Abrechnung.

Denn jetzt können Sie einfach erkennen, ob es Änderungen an den Abrechnungskonten gegeben hat und wer diese vorgenommen hat.

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